最有效的管理時(shí)間的方法
導(dǎo)語：要想簡化時(shí)間管理，就必須避免太僵化或太復(fù)雜的日程;當(dāng)然，世事變幻莫測，我們必須隨機(jī)應(yīng)變;靈活的日程安排，掌控你的生活;有些人每天的時(shí)間都被卡得死死的，希望日程安排能靈;具體要怎么做呢?
最有效的管理時(shí)間的方法
靈活的日程安排，掌控你的生活
有些人每天的時(shí)間都被卡得死死的，希望日程安排能靈活一些。我對他們的建議是，盡可能簡化時(shí)間管理，與其讓日程安排掌控你的生活，不如學(xué)會活在當(dāng)下。
具體要怎么做呢?首先，不要安排預(yù)約。有些人可能會大吃一驚，但這可不是什么新點(diǎn)子，而且對大多數(shù)人都適用。如果有人想提前預(yù)約，告訴他你不接受預(yù)約，讓他在想見你的時(shí)候提前一點(diǎn)打電話過來，看看你有沒有空。如果你有空，就和他見面。如果你想多做點(diǎn)正事的話，我建議你把預(yù)約減到最少。有些活動是你可以記在日程安排上，但不一定要去參加的。這樣一來，你就可以看見自己還有哪些選項(xiàng)，而不是讓日程安排掌控你的生活。不過，我還是建議不要在日程安排上寫太多東西。
如果不安排日程，你該做些什么呢?弄清任務(wù)的優(yōu)先次序，據(jù)此決定你應(yīng)該做什么事，可以投入多少時(shí)間和精力。
學(xué)會活在當(dāng)下，每次只專注于一項(xiàng)任務(wù)，完全沉浸在工作中。如果你對某項(xiàng)任務(wù)毫無熱情，那就找件感興趣的事去做。你對任務(wù)越有熱情，投入的精力就會越多，最終結(jié)果也就會越好。
完全沉浸在工作中，這種現(xiàn)象叫作“忘我”。無論是在科學(xué)界還是產(chǎn)業(yè)界，這種現(xiàn)象最近都受到了極大的關(guān)注。人們發(fā)現(xiàn)，“忘我”的狀態(tài)能讓人提高效率，感到幸福。從根本上說，“忘我”就是一種全情投入的精神狀態(tài)。當(dāng)你全身心投入工作時(shí)，仿佛周圍的一切都消失了，你會忘掉時(shí)間。我們都或多或少有過這樣的經(jīng)歷，但關(guān)鍵是如何有意識地進(jìn)入這種狀態(tài)。
進(jìn)入“忘我”狀態(tài)的方法如下：
1.選擇你熱愛的工作
如果你對某件事毫無興趣，就不可能做到“忘我”。
2.選擇有挑戰(zhàn)性的任務(wù)，但也別太難
如果任務(wù)太難，你會很難沉浸其中;如果任務(wù)太容易，你則會覺得無聊。
3.排除雜念
盡量不去想別的事，集中精力完成手頭的任務(wù)。排除所有干擾因素，比如電話、電子郵件通知、即時(shí)消息、辦公桌或電腦桌面上的雜物。
4.沉浸在工作中
一旦開始工作，就一門心思撲在上面，把其他東西統(tǒng)統(tǒng)忘掉，讓周圍的世界慢慢消失，充滿激情地工作，享受其中的樂趣。請注意，你可能會忘記時(shí)間，耽誤下一個(gè)預(yù)約。這就是為什么我建議你不要安排太多的預(yù)約。
每天早上先決定當(dāng)天任務(wù)，弄清優(yōu)先次序
如果你的日程安排很靈活，你怎么知道某一時(shí)刻該做什么事?答案就是，弄清任務(wù)的優(yōu)先次序?；仡^看看《少做一點(diǎn)不會死》中提到的“頭等要?jiǎng)?wù)”吧。簡單來說，你每天早上第一件事就是決定當(dāng)天要做什么任務(wù)。列一份“簡短清單”，寫下你最想完成的三件事，也就是你的三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”。
你可以再列一份清單，寫下你想批量處理的小任務(wù)(留到當(dāng)天晚些時(shí)候再做)。當(dāng)然，你當(dāng)天應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注寫著三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”的清單，讓這份清單，而不是日程安排，掌控你一天的生?活。
弄清優(yōu)先次序之后，接下來最關(guān)鍵的就是專注。我強(qiáng)烈建議你一次只專注于一件事。為了完成清單上的三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”，你需要依次把全部精力投入每一項(xiàng)任務(wù)，做完一項(xiàng)再做下一項(xiàng)。對于喜歡同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的人來說，這是一個(gè)巨大的改變。這么做不但更有效率，也更輕松。
如果你喜歡在多項(xiàng)任務(wù)之間來回切換，可能得花一點(diǎn)時(shí)間才能習(xí)慣一次只做一項(xiàng)任務(wù)。不過沒關(guān)系，如果你發(fā)現(xiàn)自己分心了，只需要把思緒拉回手頭的工作就行。堅(jiān)持下去，你很快就能輕松地解決“頭等要?jiǎng)?wù)”了。
做手頭的工作時(shí)，你可能會想到接下來要做的事，可能會有同事來請你幫忙，也可能腦子里會蹦出新點(diǎn)子。千萬不要讓這些想法和請求掌控你的生活。你可以把中途插進(jìn)來的任務(wù)或想法記下來，等到晚些時(shí)候再處理，而不是當(dāng)時(shí)就切換思維。
你可以寫在紙上、筆記本上或電腦文檔里(具體看你把三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”寫在了什么地方)，然后繼續(xù)做手頭的工作。完成手頭的工作后，再去翻一翻任務(wù)清單，看看你接下來該做什么。
刪減任務(wù)，只關(guān)注投入產(chǎn)出比高的任務(wù)
你的任務(wù)越少，就越不需要費(fèi)神安排先后次序。如果只關(guān)注投入產(chǎn)出比最高的任務(wù)，你就會更輕松，也更高效。你只需要用到最簡單的工具，壓力自然會減少。我認(rèn)為，這就是成功的關(guān)鍵。
其實(shí)，任務(wù)管理和其他組織管理沒什么不同。我的理念是，在做安排之前先刪減任務(wù)。如果你眼前只有三件任務(wù)，而不是二十件任務(wù)，就根本不需要去安排。從時(shí)間管理的角度來看，你應(yīng)該把需要做的事減到最少。你可以刪除任務(wù)，轉(zhuǎn)交他人，也可以努力拖延或拒絕接手。如果你始終專注于簡化、減少和刪除，專注于最重要的東西，剩下來的事情就很簡單了。
批量處理任務(wù)
除了三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”，你每天還有一些小任務(wù)需要完成。關(guān)鍵在于：
1.小任務(wù)的優(yōu)先級不能高于“頭等要?jiǎng)?wù)”;
2.盡可能地批量搞定，節(jié)省時(shí)間。電腦程序員稱這一招為“批量處理”，也就是把相似的任務(wù)攢起來，一口氣搞定。
這么做能省下在任務(wù)之間切換的'時(shí)間，避免一會兒做重要任務(wù)，一下子打電話、發(fā)郵件、開項(xiàng)目會議，一會兒又去打電話。你只需要先把重要的任務(wù)做完，然后一口氣把電話打完，再一口氣把郵件發(fā)完。減少切換，就減少了復(fù)雜性、節(jié)省了時(shí)間、簡化了日程安排。
把這種“批量任務(wù)”寫在待辦事項(xiàng)清單上，就寫在三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”下方。你可以給這種任務(wù)分分類(比如電話、電子郵件等)，也可以只列一份“批量任務(wù)”清單。
我強(qiáng)烈建議你晚些時(shí)候再處理這些任務(wù)，而不是每天一大早就做。一天之計(jì)在于晨，把早晨最好的時(shí)光留給“頭等要?jiǎng)?wù)”，先把它們做完，然后再集中精力，盡量一口氣搞定其他任務(wù)。
什么樣的任務(wù)適合批量處理?我的建議如下：
打電話
不要整天都忙著打電話，把需要打的電話列出來，然后一口氣打完。我通常會留出三十分鐘打電話，但你的需求可能和我不一樣。你也可以只在固定的時(shí)間接電話，把其他時(shí)間打來的電話都轉(zhuǎn)到語音信箱。這能讓你集中精力完成重要的任務(wù)，而不是時(shí)不時(shí)被別人的電話打斷。
查郵件
對大多數(shù)人來說，這都是個(gè)大問題。電子郵件已經(jīng)變得越來越重要，一不小心就可能掌控我們的生活(我會在下一章具體討論這個(gè)問題)。簡單來說，你只需在每天固定的時(shí)間查郵件，就能實(shí)現(xiàn)批量處理。我建議每天查兩次，比如上午十點(diǎn)和下午四點(diǎn)。如果你覺得其他時(shí)間更合適，也沒問題。千萬不要每天早上第一件事就是查郵件，不然你就可能被電子郵件纏住，無法完成重要任務(wù)。
外出辦事
把需要走出家門或辦公室才能做的事一口氣搞定。你可以把它們留到一天快結(jié)束的時(shí)候再做，或把某一天定為“外出辦事日”。
文書工作
現(xiàn)在，我要做的文書工作已經(jīng)不多了(我已經(jīng)進(jìn)入了無紙化辦公)，但大多數(shù)上班族都沒我這么幸運(yùn)。如果你有很多文書工作需要處理、填寫或?qū)彶?，那就一口氣把它們做完，而不是把一整天的時(shí)間都花在上面。
清理收件箱
和查收電子郵件一樣，每天清理一兩次，瀏覽一下收件箱里的文件，判斷每份文件需要你做什么事。如果一有文件進(jìn)入收件箱，你就急急忙忙去處理，那你肯定會被日程掌控，而不是你去掌控日程。在固定時(shí)間清理收件箱，一口氣把它清?空。
開會
你可能無法控制開會的時(shí)間，但如果可能的話，我建議你找個(gè)時(shí)間一口氣把會開完，給每次會議制定明確的目標(biāo)和時(shí)限。批量開會能給你留出大塊的時(shí)間，讓你有空去做最重要的工作。如果可能的話，盡量避免把所有的事放在同一個(gè)會里開，因?yàn)槟峭ǔＪ抢速M(fèi)時(shí)間。
瀏覽網(wǎng)站
如果你像我一樣，需要定期瀏覽某些網(wǎng)站，那么，與其讓它們干擾你完成重要任務(wù)，還不如選個(gè)時(shí)間一口氣看完。
做研究。有些工作需要你做研究或閱讀材料，為寫作做準(zhǔn)備。如果可能的話，把這些事一口氣做完。 做維護(hù)。在工作中，有些小任務(wù)是我們必須做的。像我這樣的博主，每天都要查看讀者留言、調(diào)整廣告系統(tǒng)、修改網(wǎng)頁代碼，別的工作也有不同的維護(hù)任務(wù)。這些瑣事雖然不重要，但不做又不行。如果可能的話，留到一天快結(jié)束的時(shí)候再做。 時(shí)間管理的簡單工具
如果時(shí)間管理的工具太多、太繁雜，時(shí)間管理本身也會變復(fù)雜。如果你能遵循上述“簡化時(shí)間管理”原則，你就不需要用太多的工具。
你可以使用下面這些簡單的工具：
日歷
我建議你盡可能保持精簡，不要用昂貴的備忘記事簿，也不要用復(fù)雜的電腦程序。如果你有幾個(gè)預(yù)約，不妨就記在墻頭的掛歷上。只要掛歷上有方格，能記下每天的一兩個(gè)預(yù)約或活動就行。如果還有其他需要標(biāo)出的事情，比如孩子的足球賽或家長會，你也可以試試在線日歷，幫你記住重要的?事。
紙質(zhì)筆記本或文本文件
我建議你準(zhǔn)備一本簡單的袖珍筆記本，把所有想到的事都記在上面。你可以寫下自己的“頭等要?jiǎng)?wù)”，寫下當(dāng)天需要批量處理的小任務(wù)，寫下你的“唯一目標(biāo)”。如果你只有這一個(gè)工具，就不需要花太多心思。如果你更喜歡記在電腦上，我建議只用最簡單的文本文件。我目前是這么做的：我創(chuàng)建了一個(gè)名為“待辦事項(xiàng)”的文本文件。每當(dāng)需要記下任務(wù)或想法的時(shí)候，我就會打開它。文件頂上是我當(dāng)天的“頭等要?jiǎng)?wù)”，下面是需要批量處理的小任務(wù)，再下面是我突然想到的一些事。這份文件我一天清理一次。
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