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部門檔案管理細則

時間：2023-07-17 08:20:58 管理

部門檔案管理細則

部門檔案管理細則1

　　第一章總則

　　第一條為了加強檔案工作的綜合管理，統一立卷歸檔辦法，逐步實現檔案管理規范化、標準化，進一步提高檔案管理水平，充分發揮檔案在本單位行政、管理、科研、生產、基建和國家社會主義建設中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及《機關檔案工作業務建設規范》與《科學技術研究檔案管理暫行規定》的精神，結合我部直屬科研單位的實際情況，制定本辦法。

　　關聯法規：

　　第二條凡記述和反映本單位行政業務、科學研究、技術設計、生產、試驗、基本建設等活動，具有查考利用價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同形式、載體的材料，都是檔案，均應按歸檔要求立卷歸檔。

　　第三條檔案是本單位工作活動、科學技術研究的真實記錄，是重要的信息資源，是國家寶貴財富，也是提高工作效率和工作質量的重要條件，必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全。任何單位和個人不得將其據為已有。

　　第四條各單位的檔案工作是國家檔案事業的組成部分，也是本單位管理工作的重要內容之一，是科技活動的重要環節。各級領導、各個部門及其全體工作人員，都應高度重視檔案工作，并將與之相關的工作納入各自的職責范圍。檔案工作必須與本單位行政管理、計劃管理和成果管理等業務工作緊密結合。科技工作與相應的檔案工作應實行“四同步”，即：下達計劃任務與提出科技文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查檔案材料積累情況同步;驗收鑒定科研成果與驗收、簽定相關檔案材料同步;

　　申報、登記和評審、獎勵科技成果以及科研人員提職考核與檔案部門出具檔案歸檔情況證明材料同步。

　　第五條各單位應把檔案工作列入本單位的發展計劃，在人員配備、經費以

　　及辦公用房、檔案庫房等工作設施、設備及條件上給予保障，有條件的單位應逐步實現檔案管理的現代化。

　　第六條各單位檔案部門的工作，在業務上要接受上級檔案部門的監督和指導。

　　第二章檔案工作人員及其基本職責和任務

　　第七條檔案管理是科技管理的重要組成部分，其工作人員是檔案專業技術人員，實行專業技術職務聘任制。檔案工作人員要保持相對穩定。

　　第八條檔案工作人員的基本職責和任務是：

　　1.堅決貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級檔案管理部門的有關規定。

　　2.負責建立健全本單位檔案管理工作的各項規章制度和管理辦法。

　　3.參與本單位的科研計劃管理，成果管理，科研項目的鑒定，基建工程的竣工驗收，大型儀器設備的開箱驗收和開發技術市場等業務活動，及時提出對應歸檔文件材料的管理要求。

　　4.指導、監督、檢查和協助本單位各部門的有關人員做好文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合檔案管理的規定與要求。

　　5.負責本單位全部檔案的收集、整理、保管、利用和組織鑒定、統計等項檔案業務工作。

　　6.積極組織開發本單位的各類檔案信息資源，開展檔案史料編研工作，負責編寫全宗介紹、組織沿革等，主動提供利用，努力為本單位各項工作服務。

　　7.按照有關規定，向指定部門做好檔案移交工作。

　　8.遵守國家有關檔案和科技保密的規定，確保檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產權。

　　9.辦理領導交辦的其它有關檔案工作事宜。

　　第三章檔案的形成和歸檔

　　第九條各單位要重視歸檔工作，根據各種文件材料的形成規律和特點，建立健全文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項管理、科研、生產、基建等業務活動都有完整、準確、系統的文件材料歸檔。

　　第十條文件材料的形成和積累

　　1.文件材料的形成，積累由各級文書部門或文書人員負責，文書人員在日常工作中，應隨時主動向承辦人收集辦理完畢的文件和相關的材料，對其進行整理，并做好日常管理工作，確保應歸檔文件材料的齊全、完整。

　　2.科技文件材料的形成、積累由項目負責人或承辦人負責，從制定項目工作計劃起，即要向與項目有關的人員布置積累科技文件材料的任務，并指定專人負責及時收集整理。管理部門也應按項目分別收集、積累與該項目有關的文件材料，并在歸檔時交項目負責人或承辦人統一匯總立卷。

　　檔案部門負責按項目發放科技檔案積累袋和與建檔有關的科技報告、實驗記錄等統一用紙。

　　3.檔案工作人員要深入各部門和項目所在單位，了解情況，督促、檢查、指導文書人員或科技人員做好文件材料的收集、積累工作。

　　第十一條檔案的分類、組卷、編目

　　一、分類

　　分類就是把一個單位的全部檔案按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。在實際工作中，一般按照以下幾種方法分類：

　　按組織機構分類。

　　下面再按年度分開。

　　問題分類。

　　年度。

　　案劃分類別。

　　二、組卷

　　對經過分類整理的文件材料，根據以問題(項目、課題)為主、兼顧其它特征的原則，將相互間具有有機聯系的材料進行組合，形成案卷。其方法和要求是：

　　1.不同年度的文件材料一般不得放在一起組卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷。沒有復文的放在請示年立卷;跨年度的規劃、設想放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;各種案件材料放在結案年立卷;跨年度處理的文件放在制發年立卷。

　　2.在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件和附件，印件與定稿，請示與批復，轉發件與原件，同一文件的多種文本組合在一起，不得分開，文電應合一立卷。

　　3.調研材料、制度、條例、法規等一般按單一問題組卷。

　　4.會議文件，根據文件材料的多少，可一會一卷或一會數卷。

　　5.統計報表，一般同一格式、名稱、地區的組為一卷。

　　6.工作計劃、總結等材料，一般可按制發機關或名稱組卷。

　　7.案件材料，可一案一卷或一案數卷。

　　8.簡報、大事記和各種出版物等可按名稱一期一卷或數期一卷。

　　9.重要的會議記錄按年度組合為一本或數本。

　　10.上級制發的文件材料：

　　①一般普發性文件可放在一起組卷。

　　②有針對性的文件和上級機關對本單位請示的批復等可單獨組卷。

　　11.科研、生產、基建工程等按項目組卷。

　　①項目(包括課題、產品、基建工程等，下同)結束(含最終完成、階段完成、中斷或終止)后，由項目負責人負責組織本項目所形成的應歸檔的科技文件材料的整理組卷工作。管理部門應將與項目關系密切的管理性文件交項目負責人，與該項目的技術文件材料統一匯總整理組卷。

　　②科研項目、委托試驗、產品生產、儀器設備、基建項目等方面的文件按其階段、結構、部件等分別組合。根據文件材料的多少，可一題數卷或一題一卷。

　　③卷內文件材料應齊全完整，準確反映科研、生產、基建和有關管理活動的真實內容。

　　三、卷內文件材料的排列

　　卷內文件材料應區別不同種類、情況進行組織排列。

　　1.密不可分的文件應依序排列在一起，即：批復在前，請示在后; 正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;轉發件在前，原件在后;重要法規性文件的歷次修改稿(一般文件材料只保留最后定稿)依次排在定稿之后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字號排列。

　　2.科研項目文件，按準備階段、研究實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果申報、獎勵和推廣應用等時間階段排列。

　　3.產品生產文件，按設計、試制、小批量生產、產品創優等工作順序排列。

　　4.儀器設備文件，按購置的依據性材料、儀器設備開箱驗收、安裝調試、運行維修、隨機圖樣等的順序排列。隨機圖樣也可單獨組卷。

　　5.基建項目文件，按依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程竣工驗收等排列。

　　四、卷內文件材料編目

　　1.卷內文件材料編頁

　　經排列整理完畢的案卷，其卷內文件材料應逐頁編寫頁號，編寫頁號時，一律使用鉛筆。文書案卷，在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯數字累計編寫頁號。卷內如有鉛印的規程、規范等已編有頁碼的小冊子，其整體可按一頁編號，并寫在首頁的右上角。科技案卷卷內文件材料，單面書寫的在右下角，雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。圖表和聲像材料也應在裝具上或其背面逐件編號。

　　2.填寫卷內文件目錄

　　卷內文件目錄由順序號、文號(文件編號)、責任者、題名、文件標題、日期、頁號及備注組成，卷內文件目錄由立卷人逐項填寫。

　　3.填寫卷內備考表

　　卷內備考表由立卷人和檔案人員分別填寫并放置卷尾。備考表由卷內情況說明、立卷人、檢查人、日期組成。用以記載和說明卷內文件的有關情況，如案卷的完整程度、文件數量增減、修改補充情況等。

　　4.填寫案卷封面

　　案卷封面以一定格式概要介紹案卷內文件材料的內容和成份。由案卷標題、編制單位、文件起止日期或編制日期、密級、保管期限、件、頁數、歸檔號或檔案號等組成。案卷封面一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清晰。其中，文書案卷的標題由立卷人擬定，檔案部門核定。標題文字應力求簡煉，概括準確，最多不超過50個字。科技案卷，以立項時的科研項目、基建工程項目、產品、儀器設備的名稱為案卷標題。

　　第十二條案卷的驗收

　　案卷在歸檔前，要由有關領導和檔案部門審查驗收。

　　1.為確保案卷質量，各部門及項目所在單位在初步將文件材料分類、組合、排列后，應及時通知檔案部門，經檢查審定后再進行編目工作。

　　2.文書案卷由本部門主管領導審查，檔案部門驗收。科技案卷，送室主任審查，重要的需再送所領導審查后，檔案部門進行驗收。

　　3.已完成的科研項目、產品試制、基建工程等在進行結算、鑒定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對應歸檔的文件材料進行審查驗收，不符合要求的，不得進行結算、鑒定、驗收。凡未經檔案部門驗收的項目，成果不得上報，不能評獎，不能重開新項目。各單位檔案部門對正在上報或已獲得獎勵的科技成果，經檢查發現其檔案不符合要求，除責成有關單位、人員補充歸檔外，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項目成果的獎勵。

　　4.審查、驗收應符合下列要求：

　　①案卷材料能準確反映各項業務活動的真實內容。按照文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，做到收集齊全完整，問題單一，年代不混，便于保管和利用。

　　②凡歸檔的文件材料，必須將原稿(定稿)與正本一起歸檔，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的應酌加副本。

　　③歸檔案卷應符合檔案工作的各項規定和要求，審查手續完備。書寫、制成材料優良，符合標準;格式統一，字跡工整，圖樣清晰，禁用字跡不牢的鉛筆、圓珠筆等書寫工具。

　　④歸檔的聲像材料，應用文字在其背面或標簽上標明攝像、照片、錄音的對象、時間、地點、中心內容，主要參加者及攝錄、制作者。

　　第十三條案卷的裝訂

　　凡能夠裝訂的`案卷均應裝訂，不能裝訂的也應具有相應的裝具。案卷在裝訂前，須去掉文件上的金屬物，并逐頁檢查文件。凡未留裝訂線的應補貼加邊，殘破文件應修補，大張文件須折疊，幅面過小不便裝訂的文件材料應另用大紙粘貼，使卷內文件材料大小整齊，裝訂后的案卷其卷內文件應無倒置、脫漏、壓字等現象。

　　第十四條案卷的移交歸檔

　　各部門應在當年的上半年內，將本部門上一年度形成的案卷向檔案部門移交。移交時，由立卷人填寫“檔案移交清單”一式兩份，經檔案工作人員核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，各執一份存查。為方便工作，當年形成的會計帳薄、憑證，自本年度終了起，由會計部門自行保管一年后向檔案部門移交。

　　科技檔案材料，研究周期不超過2年的，在其任務結束后一次歸檔，超過2年的按階段歸檔，并于項目結束或取得階段成果后2個月內向檔案部門移交。

　　基建工程項目，應在工程全部竣工后3個月內將其全部科技文件材料整理立

　　卷歸檔。大型儀器設備開箱前一個星期，有關部門應通知檔案部門，準備驗收歸檔。

　　第四章檔案的管理

　　第十五條一個單位在其工作活動中形成的不同門類和載體的檔案為一個全宗，一個全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合并。一個單位的檔案必須按全宗實行集中統一管理。

　　第十六條各單位檔案部門要抓好規范化、標準化工作。除做好立卷的規范化、標準化工作外，應嚴格按照有關檔案分類的規定，對所接收的檔案進行分類、編目，為逐步實現檔案的現代化管理奠定基礎。

　　第十七條檔案部門對所接收的檔案，經過檢查發現不符合歸檔要求的，須進行必要的加工、整理，以提高案卷質量。

　　第十八條檔案的修改與補充

　　1.對已歸檔的檔案要修改時，應由立卷人提出書面申請，經單位主管領導批準后，及時到檔案部門修改，未經批準，嚴禁修改已歸檔的任何檔案。

　　2.檔案部門對補充歸檔的文件材料應及時整理。文件材料不多時，可歸入相關的案卷內，并填寫案卷目錄。文件材料較多的，可單獨組卷、編目。對因某些原因積存下來的零散文件，檔案部門應及時進行分類、立卷、編目等全過程的工作。

　　第十九條檔案應有專用庫房保管。檔案庫房門窗要堅固。庫房內必須保持適當的溫、濕度，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每2至3年應對庫存檔案進行一次全面核對檢查，寫出書面總結，發現問題及時處理，對破損的檔案，須及時修復。

　　第二十條各單位檔案部門對所接收的檔案，應根據檔案保管期限表的規定，同時根據檔案的歷史、現實和科學價值以及對經濟建設、科技發展、社會進步的作用，定期組織有關人員對檔案進行價值鑒定。

　　1.對保管期限變動、密級調整和需要銷毀的檔案，由檔案部門提出建議，并會同有關人員共同鑒定，報請本單位主管領導批準后實施。

　　2.需銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，一式兩份，一份報請本單位主管領導審查，批準后存檔，一份報上級主管部門備案，檔案的銷毀工作由檔案部門負責執行。銷毀時應指派兩人監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽字。

　　3.檔案部門在部分檔案銷毀后應及時調整柜架，并在相應的檢索工具中注明。

　　第二十一條檔案的統計

　　1.各單位檔案部門應按年進行檔案的數量、鑒定情況、利用交流情況、檔案干部、庫房狀況的統計，并將統計結果匯總報送上級主管部門。

　　2.檔案部門應根據統計結果進行統計分析，寫出統計工作報告，評價各項工作效能，找出存在問題，提出改進措施、建議，報送本單位主管領導。

　　第二十二條機構變化、單位撤銷、合并、改組時，應妥善保管檔案，經請示上一級檔案主管機關后再作處理。任何單位和個人不準隨意分散或帶走。

　　第五章檔案的開發利用

　　第二十三條檔案管理人員要熟悉所藏檔案情況，主動了解本單位各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作。

　　1.各單位應設立檔案閱覽室，為利用者查找和閱覽檔案創造條件。

　　2.檔案管理人員應指導利用者正確使用各種檢索工具，認真回答利用者提出的問題。

　　3.定期編制《檔案目錄》，在單位內部提供利用，并有選擇地進行外部交流。也可根據需要編制檔案著錄卡片或專題卡片。

　　4.充分發揮檔案的法律憑證作用，為正確處理本單位工作中的各種權益問題提供事實根據。

　　5.檔案部門應積極創造條件，開展檔案的編研工作。如編寫組織機構沿革，大事記，基礎數字匯編，檔案文摘，科研成果匯編，論文匯編等為利用者服務。

　　6.注意收集、記錄利用檔案后取得的經濟、社會效益，并將實例匯集成冊，印發宣傳。

　　7.嚴格執行國家的保密制度，在搞好利用工作的同時，還應注意切實保護本單位及其工作人員的知識產權。

　　8.各單位要結合本單位管理工作現代化的進程，為檔案部門創造條件，逐步實現應用計算機對檔案、資料進行管理，提高開發利用檔案的能力。

　　第六章劃定檔案保管期限的原則

　　第二十四條為了便于準確地判定歸檔范圍和確定檔案的保管期限，使保存的檔案既能反映和維護本單位主要職能活動的歷史真實面貌，又便于保管和利用，根據國家檔案局頒發的《機關檔案保管期限的規定》和《科學技術研究檔案管理暫行規定》的精神，結合我部直屬科研單位的實際情況，制定相應的歸檔范圍及保管期限，詳見本辦法附件《歸檔范圍及保管期限表》。

　　關聯法規：

　　第二十五條檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。長期為20xx年至50年，短期為20xx年以下。

　　確定檔案保管期限的基本原則：

　　1.凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，并在國家經濟建設、科學研究和歷史研究等方面具有長遠查考利用價值的檔案，定為永久保存。

　　2.凡是反映本單位一般性工作活動，并在較長時間內對本單位工作具有查考價值的檔案，定為長期保存。

　　3.在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，定為短期保存。

　　4.保管期限表的某些條款需對文件材料區分“重要的”和“一般的”兩類。凡是國家和能源部下達的帶有方向性的研究課題以及重要的國際合作項目的檔案;獲得國家各類成果獎或部、省級三等以上(含三等獎)科研成果獎勵的檔案;屬國家級、部級重大研究項目，因故中斷研究，但在較長時間內具有較高查考利用價值的檔案均屬于“重要的”，其它的則為“一般的”，如本單位科研成果獎等。

　　5.檔案的保管期限，從歸檔的年度算起。原定的保管期限已滿，經過鑒定需延長其保管期限的，從鑒定時的年度算起。

　　第七章附則

　　第二十六條檔案材料的用具、表格、裝具按有關規定辦理。

　　第二十七條各單位有關檔案管理辦法的實施細則及借閱、利用、保密等有關制度，可根據本單位具體情況自行制定。

　　第二十八條本管理辦法自發布之日起施行。

部門檔案管理細則2

　　第一條為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。

　　第二條標準檔案系指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。

　　標準檔案是國家檔案的重要組成部分。

　　第三條標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。

　　第四條標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。

　　下列文件材料需要永久保管：

　　(一)上級下達任務的文件;

　　(二)標準報批稿;

　　(三)標準編制說明及其附件;

　　(四)意見匯總處理表;

　　(五)標準審查會議紀要或函審結論;

　　(六)標準報批公文;

　　(七)標準申報單;

　　(八)標準發布本;

　　(九)標準正式出版本;

　　(十)標準修改通知單及其附件;

　　(十一)標準作廢通知單。

　　下列文件材料需要長期保管：

　　(一)論證報告;

　　(二)調研報告;

　　(三)試驗驗證報告;

　　(四)標準征求意見稿(最后一稿);

　　(五)標準送審稿;

　　(六)等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);

　　(七)標樣。

　　第五條永久保管的，按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的`廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。

　　第六條國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。

　　國務院行業標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業標準檔案。

　　省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。

　　企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。

　　第七條本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：

　　(一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案; (二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料; (三)負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀;

　　(四)監督檢查標準檔案的修改、補充和復制;

　　(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續; (六)認真執行檔案管理制度。

　　第八條標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。

　　第九條標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。

　　第十條標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、發布后三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后，及時補充歸檔。

　　第十一條標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。

　　標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。

　　第十二條標準更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。

　　第十三條標準文件材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求”執行，并應當符合下列要求：

　　(一)各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。

　　(二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。

　　(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。

　　(四)標準文件材料的幅面大于A4(210×297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。

　　第十四條保管標準檔案，應當有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

　　第十五條保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。

　　第十六條管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。

　　標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批準，并限期歸還。

　　第十七條任何個人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關人員的責任。

　　第十八條對標準檔案的保存價值，應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。

　　對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字后銷毀，并注明銷毀時間和處所，由監銷人員簽字后，將清冊歸檔。

　　第十九條對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。

　　違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。

　　第二十條本辦法由國家技術監督局負責解釋。

　　第二十一條本辦法自發布之日起施行。

部門檔案管理細則3

　　1、餐廚廢棄物分類放置，做到日產日清。

　　2、設置符合標準的餐廚廢棄物收集容器。

　　3、餐廚廢棄物與非餐廚廢棄物分類收集、單獨存放，并按照環境保護的有

　　關規定，設置油水分離器或者隔油池等污染防治設施。

　　4、餐廚廢棄物由經相關部門許可或備案的'餐廚廢棄物收運、處置單位或個人處理。餐飲服務提供者應與處置單位或個人簽訂合同，并索取其經營資質證明文件復印件。

　　5、保證餐廚廢棄物收集容器、污染防治設施完好、密閉和整潔，并保持周邊環境干凈、整潔。

　　6、建立《餐廚廢棄物處置臺賬》，詳細記錄餐廚廢棄物的種類、數量、去向、用途等情況，由餐廳設置專人負責，餐廳負責人監督執行效果，并定期向監管部門報告。

　　7、在餐廚廢棄物產生后24小時內將餐廚廢棄物交給與其簽訂協議的餐廚廢棄物收集、運輸服務企業;

　　8、建立《污水檢查記錄表》，并及時對隔油池清理，餐廳設置專人負責，餐廳負責人監督執行效果。

　　9、不得將餐廚廢棄物排入雨水管道、污水管道、河道、湖泊、水庫、溝渠和公共廁所。

部門檔案管理細則4

　　一、員工守則

　　(一) 管理人員必須保持服裝整潔，儀表端莊、精神飽滿。

　　(二) 對待住戶、訪客、同事和各階層人士，均應以禮相待，保持彼此間良好關系。

　　(三) 必須嚴格遵守公司輪值時間，按時上下、班(交接班)，不得無故遲到、早退。

　　(四) 管理人員不得在當值時間內為個別住戶做職責范圍以外及對私人服務的工作。

　　(五) 管理人員不得參與樓宇買賣或租賃事物，若業主、住戶提出要求，應請其直接向公司咨詢。

　　(六) 大廈負責人應該執行公司之各項指標，并定期召開該大廈各級員工的會議，向公司做定期工作匯報。大廈員工應服從大廈負責人之工作調配及崗位編排。

　　(七) 不準損壞公司信譽和對公司有欺詐及不誠實行為。

　　(八) 不得假借公司名義或利用職權對外做有損公司聲譽或利益之行為。

　　(九) 不得向業主、住戶或與公司業務有關的任何人收受或索取任何形式的禮物、賞錢。

　　(十) 所有公物不得用于私人方面，不得故意疏忽損壞公司財務，對各公物如有損壞，須負責賠償。

　　(十一) 雨雪天氣，各員工必須依時當值，監守崗位，并按照公司所頒布之指示進行防風防雨工作。

　　(十二) 必須尊守和執行公司所發出的一切通告辦事。

　　二、管理公司

　　(一) 按照規定時間當值，不可擅離職守。

　　(二) 在當值時不得飲酒、吸煙、打瞌睡、閱報、看書、聽收音機或與同事閑談、開玩笑。

　　(三) 每日上班時間，必須穿著公司規定的制服及佩帶員職員工作證，完成自己的崗位職責。巡視各層樓宇及走火通道，巡視時需特別留意大廈清潔及有否損壞、破舊須要維修的地方，并進行登記，如遇有不尋常事件應立即處理、記錄并及時向上級報告。

　　(四) 臺風或暴雨期間，管理人員必須按公司所頒布的員工共值程序上班，做好一切防風防雨工作，以保護公共財產。

　　(五) 服從上級指導，完成所指定工作。

　　(六) 留意各種公用設備有否被破壞或涂污，并通知有關人員修理和清除，必要時須協助維修工作。

　　(七) 執行各項任務時，必須要有禮貌，謹記“服務至上，禮貌第一”。

　　(八) 如有住戶發生意外，例如：受傷、暈倒等，應立即協助其家人招呼救護車或代辦報警。

　　(九) 熱情接待來訪人員，詳細記錄住戶投訴，并迅速處理。不屬于自己職責范圍的，則立即通知有關人員處理解決。處理情況立即向上級報告。

　　(十) 管理處須設置急救藥品，如繃帶、藥棉及搶救藥品等。

　　(十一) 大廈公共地方之鑰匙，如：電機房、機房、泵房等，必須小心存放，以備緊急時使用。若有需要外接鑰匙時，必須登記借用人姓名及身份證，用后及時歸還。

　　三、保安工作

　　(一)必須明了和掌握大廈內各種保安設施之操作和效能。例如：對講機、警鐘、密碼鎖、閉路電視等。更須善用以有設施，以免減弱防盜效果，特別強調大門必須緊閉，住戶出入可自備防盜門鑰匙或密碼鎖，訪客則可用對講機。嚴禁大門敞開，防止壞人有機可乘。

　　(二)應熟悉大廈內各住戶、識記住戶之姓名、年齡、家庭成員、職業及聯絡電話。此等資料必須保密，不得泄露。

　　(三)與住戶保持密切聯絡，以便就保安問題，經常交換意見和互通消息。

　　(四)各更管人員交接時應傳達防盜信息，做好交接班記錄，以備核查，務令保安人員高度警惕。

　　(五)嚴禁借推銷之人士進入大廈。尤其是自稱公務人員或公共機構人員，更應查驗身份證、文件，如有疑問，應致電有關機構查詢。

　　(六)應有禮貌詢問進入大廈的來訪客人，登記身份證或工作牌照。如有懷疑，應用對講機與有關住戶聯系。如訪客攜帶可疑物品時，更需提高警覺。

　　(七)當值管理人員至少每兩小時巡樓一次(但不固定時間)，以免壞人乘隙而入。巡樓時必須有警覺性，特別注意樓梯、走廊、電表房及其他隱蔽地方、通道等，以確保無可疑人物匿藏大廈內伺機作案。留意公眾地方之間邊暗角，后巷水渠側、水箱底是否預先暗藏盜竊工具等。

　　(八)如聽到住戶呼救或發現可疑人物，須立即報警并封閉大門及通道，以待警方人員到場處理。切勿采取魯莽行動而不知會警方。

　　(九)切記管理人員只有一般市民之拘捕權，并無搜查權。因此拘捕疑犯后，應盡快交公安部門處理。

　　(十)詳細記錄各有關政府部門電話，以便需要時尋求協助。

　　(十一)若發生罪案，應采取下列步驟協助破案。

　　1. 立刻報案，并留在現場制公安人員到達，遇有傷員(被害人、案犯)應立即搶救和監護。

　　2. 切勿移動、也不許他人移動、觸摸、踐踏現場物品，協助公安部門保留證據，方便調查工作。

　　3. 切勿開動風扇、冷氣機或其他電器用具，以免證據破壞。

　　4. 禁止任何人在現場走動，以方便公安部門到現場調查。

　　5. 向公安人員提供有關罪案詳情，如案發經過，與本案有關人物之相貌、衣著、有關之車牌號及壞人逃走方向。

　　四、公共衛生

　　(一)清潔工人必須依時清潔大堂、走廊、樓梯、電停車場及天臺等公用地方。

　　(二)勸喻各住戶勿將垃圾桶或垃圾袋置于走廊、樓梯等公用地方，以免影響衛生和阻塞通道。

　　(三)如發現有雜物棄置于走廊、天臺或樓梯間，應勸喻住戶自行搬往附近的.垃圾收集站。如無法找到住戶除清潔工人清理外，并登記在管理處記事簿內，向上級報告。

　　(四)如發現天臺、天井或公用地方積存污水，應立即清理，以免蚊蟲滋生。

　　(五)如發現屬于本樓宇之污水渠及沙井等淤塞或破爛，應速安排處理。

　　(六)勸喻住戶淋花時要特別小心，勿將水淋到陽臺外面，以免影響下層和下面行人。

　　(七)如發現空調滴水或發出大量熱氣或噪音時，勸喻住戶從速處理，以免影響鄰居和市容衛生。并根據城管條例，影響市容者，處以罰款。

　　(八)如有需要，通告或口頭勸喻住戶切勿拋垃圾出窗外，既影響衛生，又可能打到過往行人身上;也不得將可引致淤塞之雜物投入廁盆及污水渠內。

　　(九)若上層住戶之水喉或水管破爛而導致下層天花板滲水，則通知上層住戶修理，如無結果，則應詳細記錄及請示上級處理。

　　(十)如有不顧公共衛生的住戶，經屢次勸告仍不改善，應做詳細記錄并報告上級和有關衛生部門。

　　五、電梯

　　(一)電梯發生故障停留空中時，乘客按響緊急呼救鈴后，值班人員應立即通知保修人員迅速修理，同時用電梯內對講機善言安慰被困乘客，請其耐心等待，切勿自行開啟電梯門，以免發生危險。

　　(二)勸喻用電梯搬運物件者，不可超重，防止造成事故。

　　(三)乘用電梯人數過多時，應維持秩序，指導分批搭乘，以免超載發生危險。

　　(四)住戶應留意，切勿讓幼兒單獨搭乘或進入電梯，以免發生危險。

　　(五)保安值班人員時刻注意閉路電視，警惕壞人惡意破壞電梯或梯內設備。

　　(六)經常清除電梯門路軌內經常積存的垃圾，以免影響梯門開關。

　　(七)如發現電梯有震蕩、不正常的聲音或電梯有損壞時，應急時通知保修人員進行修理。當修理人員到達時，管理人員應詳述電梯不妥之處，以便研究毛病，一切詳細情況，必須詳細記錄送管理處。

　　(八)狂風暴雨時，如發現機房頂或接近電梯的門窗有滲水時，應即盡量阻止雨水進入電梯槽，暴風雨后，必須根治漏水情況。

　　(九)電梯槽底有積水時，應及時報告上級處理，同時研究水的來源，及早修理。

　　(十)凡有水進入電梯，應即停止使用，以免觸電，并設法將電梯升高至較安全的地方。

　　(十一)電梯機房鑰匙及電梯門鑰匙，除修理人員或保安消防人員外任何人不得使用。

　　(十二)電梯每年“年檢”一次，并取得年檢合格證。 (十三)沖洗走廊及樓梯時，勿讓水流入電梯內，以免損壞電梯設備。

　　(十四)火警發生時，勸喻住戶切勿搭乘電梯，因電梯可能隨時停在半途，將人困于電梯內，被困者可能因濃煙而致命。

　　(十五)經常檢查電梯機房是否有足夠的通風，溫度是否過高，氣窗玻璃是否完整。機房門須特別上鎖，加上“不準擅闖”之類的告示牌。

　　(十六)電梯內求救警鐘、電風扇必須保持正常工作狀態，以免緊急時無法求救及導致窒息。

　　六、電力系統

　　(一)修理電氣設備，應聘請持證的合格技師。

　　(二)應明了大廈各種電力供應的設備所在。如：大廈的電力總制、用戶的電路分線、保險絲、消防電泵制等，并且明了其緊急開關的操作程序。同時必須購置后備保險絲、消防總制、電表及各水泵制等，以備急修時使用。

　　(三)如部分用戶電力中斷，應由管理處派人檢查修理大廈供電系統，如屬住戶室內設備故障，應由住戶自行請人處理，管理處可提供適當協助。

　　(四)全座樓宇電力突然中斷，應先檢查大廈之總制是否正常，如屬于正常則與供電公司聯系詢明情況。

　　(五)公共使用的電力設備，如：電梯、總制走廊及電梯之電燈、水泵?

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