辦公室檔案管理職責(zé)模板
辦公室檔案管理職責(zé)模板1
第一章 總則

第一條為加強檔案管理,保護和利用檔案信息資源,為本所各項事業(yè)發(fā)展服務(wù),根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所實際,制定本辦法。
第二條本辦法所稱檔案,是指本所從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄,也是國家的寶貴財富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條本辦法適用于本所各部門檔案管理工作,各部門及個人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室,檔案室負責(zé)對全所檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門均為檔案立卷部門,其中所辦公室、機關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計劃基建財務(wù)處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名,各部門設(shè)兼職檔案員1名。
第六條檔案室工作列入年度工作計劃和總結(jié),由行政副所長分管。
第七條檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案(含出版物)等。
第八條專職檔案員必須具備中專以上文化,受過檔案專業(yè)培訓(xùn),并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)知識,并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章檔案管理
第九條各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。
第十條各部門及職工在工作中形成的文件材料,按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé),各部門檔案管理員負責(zé)對本部門的`檔案工作進行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條各部門應(yīng)按下列標準組卷,保證案卷質(zhì)量。
?。ㄒ唬w檔的文件材料齊全完整。
(二)按照本所檔案分類要求,對立卷歸檔材料進行分類。
?。ㄈ┙M卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
?。ㄋ模┌妇順祟}簡明扼要,準確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份,并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫,字跡工整清晰。
?。ㄎ澹┚韮?nèi)文件排列有序,按文件形成的時間或重要程度排列,卷內(nèi)目錄填寫正確,編寫頁號無誤。
(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無金屬物,裝訂線不壓蓋字跡。
(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條按照規(guī)定要求和時間,將檔案編錄入庫。
?。ㄒ唬└鞑块T應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無誤后,一次性向檔案室移交,并認真填寫移交清冊。
第四章檔案保護
第十四條檔案室對接收的檔案應(yīng)進行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架,并進行妥善保管。
第十五條所辦公室負責(zé)對檔案室進行維護,設(shè)置專用庫房,并保證有充足的檔案柜。
第十六條維護檔案安全,保證檔案庫房堅固,安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案要及時修補、復(fù)制或進行其它技術(shù)處理。
第十七條保證檔案庫房內(nèi)清潔,無非檔案用品;檔案排列科學(xué),整齊美觀,便于查找。
第五章檔案的統(tǒng)計和利用
第十八條檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動地提供利用,為各項工作服務(wù),為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計制度,設(shè)置登記本、統(tǒng)計薄冊,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。應(yīng)認真完成檔案統(tǒng)計表填報任務(wù),向農(nóng)業(yè)部檔案部門報送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計表》。
第二十條檔案的借閱,應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應(yīng)認真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計劃基建財務(wù)處處長同意,科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后,再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,借閱人要負責(zé)保密和保管,不準攜帶檔案離開檔案室,復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條職工調(diào)動工作,必須在歸還所借檔案后,方可調(diào)離;檔案管理人員調(diào)動工作時,應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴格執(zhí)行此項制度。
第六章檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責(zé),組織有關(guān)人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)寫出鑒定報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀。
第二十三條銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條機構(gòu)變動時,應(yīng)對檔案做出妥善處理。
?。ㄒ唬C構(gòu)撤銷或合并時,其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料,應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。
(二)批準恢復(fù)或新成立的機構(gòu),應(yīng)從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。
(三)各種臨時工作機構(gòu)撤銷時,其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。
第七章獎勵與處罰
第二十五條檔案室每年組織檔案考核工作,對本所各部門檔案工作進行考核,并實行獎懲。
(一)對遵守本辦法,認真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績突出,或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟效益的部門或個人,給予表彰。
?。ǘ`反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門或個人,視情節(jié)給予處罰。
?。ㄈ┻`反本辦法的部門,年度不能評為先進集體;違反本辦法的個人不能評為先進個人,年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。
第八章附則
辦公室檔案管理職責(zé)模板2
醫(yī)院將文書檔案管理納入職能科室的績效考評體系,對23個職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發(fā)利用等指標進行考核,切實將文書檔案規(guī)章制度落到實處,進一步提高對文書檔案的重視程度,充分挖掘文書檔案的有效價值。
一、健全醫(yī)院文書檔案管理制度
是檔案管理績效考核的基礎(chǔ)
第一,做好公文管理工作與檔案工作的規(guī)范銜接,從源頭規(guī)范管理公文的水平和質(zhì)量。醫(yī)院各類公文是文書檔案的來源,同時檔案是有效文書的歸宿,因此要提高文書檔案的完整性、準確性,規(guī)范性,必須從公文處理的各個具體環(huán)節(jié)。我院采取的是相關(guān)職能部門負責(zé)起草文書,醫(yī)院辦公室統(tǒng)一印發(fā)。所有以醫(yī)院名義形成的向上級單位的請示、報告等以及醫(yī)院內(nèi)部形成的公文,均由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一歸檔,確保文書檔案完整性和連續(xù)性。公文的擬制是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié),針對各職能部門負責(zé)人對公文寫作的理解存在差異的問題,我院每年度進行公文管理的培訓(xùn),對公文格式、公文程序、公文文種、公文內(nèi)容等嚴格要求,真正使公文成為文書檔案管理的基礎(chǔ)和前提。
第二,規(guī)范文書立卷歸檔,嚴格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求,每年8月份前將上一年度的檔案進行歸檔,歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律,以“件”為單位,按照年份和保管期限劃分,還要保持文件材料的有機聯(lián)系,便于保管和使用。同時,文書檔案的保密性要求嚴格執(zhí)行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案,須由經(jīng)辦人填寫《檔案借閱申請》,部門負責(zé)人簽字;查閱非本科室立卷檔案,須由經(jīng)辦人填寫申請,立卷部門負責(zé)人同意方可借閱;外單位查閱本單位檔案,須持介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)完成,如工作需要外借,借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性,負責(zé)維護被查閱檔案的完整性與安全性。
二、提高醫(yī)院文書檔案管理意識
是檔案管理績效考評的保障
第一,加強領(lǐng)導(dǎo)的管理意識。醫(yī)院將檔案管理工作納入“十二五”規(guī)劃中,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃,同步發(fā)展,并作為醫(yī)院發(fā)展及爭創(chuàng)全國優(yōu)質(zhì)醫(yī)院的重要內(nèi)容來抓。本單位檔案工作由院領(lǐng)導(dǎo)直接分管,辦公室主任主管,院領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案作為信息資源在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮的重要作用,使檔案工作有了信心和保障。醫(yī)院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設(shè)施,配備了業(yè)務(wù)技術(shù)強,政治思想好,綜合素質(zhì)好,工作有責(zé)任心的黨員同志負責(zé),實行職能科室一檔案室一主管領(lǐng)導(dǎo)三級管理體制。
第二,提高歸檔科室的責(zé)任意識。醫(yī)院在綜合檔案管理專職人員的基礎(chǔ)上,在每個職能科室設(shè)立一名兼職檔案管理員,通過加強宣傳、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式,提高職能科室負責(zé)人及兼職檔案管理員的'業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書檔案管理人員的歸檔意識和業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。兼職檔案管理人員專門負責(zé)本科室檔案材料的收集工作,醫(yī)院檔案室專員定期到各科給予業(yè)務(wù)指導(dǎo),提高實際操作的業(yè)務(wù)水平,規(guī)范文件歸檔的每個環(huán)節(jié)。通過醫(yī)院院報、醫(yī)院網(wǎng)站、中層干部例會等渠道,宣傳檔案的重要性,增強全員檔案意識和法制觀念。
第三,樹立檔案專職人員的服務(wù)意識。檔案專職人員的服務(wù)意識體現(xiàn)在要關(guān)注醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局,主動了解醫(yī)院各項業(yè)務(wù)工作,搞清服務(wù)方向、服務(wù)對象和服務(wù)重點,用好用活檔案,為醫(yī)院發(fā)展獻計獻策。檔案專職人員要做到醫(yī)院的中心工作開展到哪里,檔案工作就延伸到哪里,服務(wù)意識的強弱、服務(wù)質(zhì)量的高低,關(guān)系著檔案工作自身的發(fā)展和檔案開發(fā)的成效。
三、醫(yī)院文書檔案的開發(fā)和利用
是檔案管理績效考評的動力
辦公室檔案管理職責(zé)模板3
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關(guān)原則,才能夠準確客觀和及時地完成相關(guān)工作,更好地發(fā)揮檔案管理工作職能,為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
?。ㄒ唬蚀_,客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶,檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息,也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助,則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求,則檔案管理必須具備全局觀念,具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略,不偏不倚地對資料進行整理、對會議內(nèi)容等進行記錄,確保信息真實有效,才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作,進而促進辦公室管理的更好實現(xiàn)。
?。ǘ﹪乐?,一絲不茍精準服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率,檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達,并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中,檔案管理工作必須嚴謹認真,遵循嚴謹性原則,一絲不茍地完成相關(guān)工作,才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則,就必須關(guān)注細節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細化或精準化管理,檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理,必須關(guān)注細節(jié),并且及時準確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進行輔助、協(xié)調(diào),以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?,F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕,對工作中的細節(jié)進行充分地記錄與分析,見微知著,并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律,才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外,辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹?shù)脑瓌t,對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進行妥善保管,對文件進行保密管理,不對任何人泄露文件信息,并在本職工作范圍內(nèi)嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作,不可以越權(quán)行事,也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當利益。
?。ㄈ├眯畔⑹侄翁嵘龣n案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下,檔案管理工作必須做到高效率,才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的`需求。由此可見,高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則,檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧,靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具,進而提升檔案管理工作的效率,更好地促進其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識,對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求,并正確恰當?shù)剡\用相關(guān)技術(shù),更高效的完成檔案管理崗位工作。
(四)合作,正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存,而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中,辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作,確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息,并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求,檔案管理人員必須保持合作意識,并加強人際交往與溝通能力,以客觀的立場和態(tài)度,對檔案管理相關(guān)工作進行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問題
?。ㄒ唬w檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時,與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進度等脫節(jié)比較嚴重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后,辦公室(檔案室)才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息,而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況,后續(xù)也很難補齊,則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料,這不僅影響檔案管理的效率,還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。
?。ǘn案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高,包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至,非常多的辦公室檔案管理中,檔案管理人員由辦公室人員兼任,他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存,而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如,在某辦公室的檔案管理中,檔案室并不上鎖,單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪,并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況,嚴重影響檔案管理效果。
?。ㄈ?quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中,權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔,其后的歸還等也并不及時,這就影響了辦公室檔案完整性,同時也可能造成文檔信息外泄,這也是非常嚴重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機密信息泄露的情況,然而部分醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護人員,患者等可以拍攝或者影印檔案,這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確,責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
?。ㄒ唬└纳茩n案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位,分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作,提升檔案管理的及時性。同時,還需要對檔案管理制度進行完善,對于借調(diào)檔案資料等具體情況,進行授權(quán)約束,避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系,明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍,保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中,讓負責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作,保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
(二)不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn),提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時,為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力,更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業(yè)要求,針對自身素質(zhì)存在的不足進行及時的改進,確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時,檔案管理者需要因時而動,靈活應(yīng)變,在動態(tài)環(huán)境下,更好地尊重職業(yè)道德,運用工作技巧,恰當?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作,發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng),還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
?。ㄈ┰黾蝇F(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題,本文認為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點,辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進行改進。在一般單位的檔案管理中,可以在原始檔案基礎(chǔ)上,進一步建立數(shù)字檔案編號制度,將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中,方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中,如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等,則需要及時核查,在檔案庫中對信息進行補充登記,確保信息完整。
【參考文獻】
[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā),20xx(12).
辦公室檔案管理職責(zé)模板4
按照市人力社保局、市檔案局《關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收工作的通知》(渝人社發(fā)〔20xx〕136號)精神,結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案達標驗收內(nèi)容和標準,我局高度重視,精心組織,完善檔案管理制度,加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),規(guī)范檔案收集整理,充分有效利用服務(wù),達到了社保業(yè)務(wù)檔案驗收要求,現(xiàn)將我局社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收自查情況報告如下:
一、組織管理
?。ㄒ唬┕芾磙k法
1.制定了社保業(yè)務(wù)檔案管理辦法。我局根據(jù)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》(人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令),以及市人力社保局、檔案局下發(fā)的《重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》(渝人社發(fā)〔20xx〕135號)等規(guī)定,結(jié)合工作實際,制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》(涪社保發(fā)〔20xx〕7號)。
2.明確了社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和工作部門。為加強社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),我局成立了以局長為組長,副局長為副組長,各科室負責(zé)人為成員的“重慶市xxx區(qū)社保局社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”(涪社保函〔20xx〕5號)和“重慶市xxx區(qū)社保局社會保險業(yè)務(wù)檔案達標驗收工作領(lǐng)導(dǎo)小組”(涪社保函〔20xx〕14號),明確由辦公室具體負責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案管理日常事務(wù)工作和業(yè)務(wù)檔案達標驗收工作。各業(yè)務(wù)科室確定1名兼職檔案工作人員,具體負責(zé)本科室業(yè)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)事務(wù)。
3.將社保業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高度重視,年初《社保經(jīng)辦工作要點》(涪社保發(fā)〔20xx〕7號)明確提出社保業(yè)務(wù)檔案管理工作計劃,同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作(見辦公會議記錄),分管領(lǐng)導(dǎo)定期或不定期檢查檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問題及時研究解決,年終將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入全局工作目標考核,并認真進行總結(jié),做到了年初有布置,平時有檢查,年終有總結(jié)考核。
4.將業(yè)務(wù)檔案工作納入了單位年度工作計劃和發(fā)展規(guī)劃。我局已將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了年度工作計劃,把此項工作列為單位重點工作之一,寫入年初《社保經(jīng)辦工作要點》。同時,結(jié)合人力資源和社會保障事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃,制定了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃》(涪社保發(fā)〔20xx〕5號)。
此項標準分5分,自查得分5分。
?。ǘn案人員
1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現(xiàn)有專兼職檔案工作人員13人,其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人,各業(yè)務(wù)科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數(shù)量能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作任務(wù)的需要(見檔案人員花名冊)。
2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規(guī)章制度,規(guī)范了工作流程,明確了工作職責(zé),制定了管理措施,檔案管理人員忠于職守,遵紀守法,嚴格按制度辦事,未發(fā)生違反檔案法律法規(guī)的行為。
3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學(xué)歷,其中本科學(xué)歷6人,大專學(xué)歷7人。
4.檔案工作人員隊伍穩(wěn)定。我局自建立了新的業(yè)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)后,保證了檔案管理工作人員的相對穩(wěn)定。目前,我局3名專職檔案工作人員中,從事檔案管理工作4年以上1人,1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。
5.檔案工作人員積極參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能,我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。每年選派部分人員參加區(qū)檔案局組織的學(xué)習(xí)培訓(xùn),共培訓(xùn)10人次,參加市局業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)3人次,到**區(qū)學(xué)習(xí)交流1次(4人),到市局檔案管理科學(xué)習(xí)交流1次(4人),我局組織各科室負責(zé)人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓(xùn)”2次,組織全局職工參加“社會保險業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)”1次(見學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄)。
此項標準分8分,自查得分8分。
?。ㄈ┕芾泶胧?/p>
1.崗位職責(zé)。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案管理崗位職責(zé)》(涪社保發(fā)〔20xx〕4號),明確了主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室負責(zé)人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責(zé)。
2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險局業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》(涪社保發(fā)〔20xx〕8號),在檔案室顯目位置上墻,實現(xiàn)了檔案管理工作的條理性、規(guī)范性,增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。
3.經(jīng)辦流程。我局嚴格按照市局制定的養(yǎng)老、工傷、生育保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦操作規(guī)程,將業(yè)務(wù)檔案收集歸檔列入各項具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序,對每項具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料依序收集歸檔,確保每項經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料歸檔齊全完整。
4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負責(zé)人、業(yè)務(wù)檔案管理人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務(wù)的,年終依據(jù)本局有關(guān)規(guī)定進行表彰,并在評先評優(yōu)、提職晉級等方面給予優(yōu)先考慮;對違反檔案管理制度,未按規(guī)定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等,實行一票否決,取消所在科室和相關(guān)責(zé)任人年度評優(yōu)評先資格,并追究相關(guān)科室負責(zé)人及工作人員責(zé)任。
5.監(jiān)督指導(dǎo)。我局印發(fā)的《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》第二十六條中明確了“各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所涉及的社會保險業(yè)務(wù)檔案,由區(qū)社保局進行監(jiān)督和指導(dǎo),確保檔案的完整與安全”。同時,我局定期對各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案進行監(jiān)督指導(dǎo),并將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作作為對各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所年終考核的條件之一。
此項標準分7分,自查得分7分。
二、設(shè)施建設(shè)
?。ㄒ唬n案用房
1.檔案專用庫房。為適應(yīng)檔案管理工作的需要,我局于20xx年8月即開始規(guī)劃改建檔案室,改建后,我局檔案專用庫房面積為300平方米,能夠容納接收全部社會保險業(yè)務(wù)檔案。
2.業(yè)務(wù)檔案庫房面積。我局現(xiàn)有檔案專用庫房300平方米,其中200平方米用于存放業(yè)務(wù)檔案。目前,業(yè)務(wù)檔案存放量為365245件(卷、冊)17244盒,庫房面積符合達標規(guī)定的標準。
3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監(jiān)控攝像頭、吸頂式中央空調(diào)、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備,為檔案庫房安全提供了有力保證。因此,檔案庫房不存在安全隱患。
4.檔案庫房衛(wèi)生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛(wèi)生提出的明確管理要求,我局檔案庫房無雜物堆放,定期或不定期打掃衛(wèi)生,常年保持庫房整潔、干凈。
5.檔案室區(qū)域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區(qū)域,實現(xiàn)了庫房、辦公室、查閱室三分開。
此項標準分10分,自查得分10分。
?。ǘn案用具
1.業(yè)務(wù)檔案柜架。我局檔案室?guī)旆堪惭b的是檔案密集架,共71列,其中6列用于存放文書檔案,12列用于存放會計檔案,11列用于存放企業(yè)退休人員檔案,33列用于存放20xx年(含)前的社保業(yè)務(wù)檔案,9列用于存放20xx年(含)及以后的社保業(yè)務(wù)檔案。
2.業(yè)務(wù)檔案備用柜架。我局存放20xx年(含)及以后的社保業(yè)務(wù)檔案所用的9列檔案密集架,目前只使用了1列,其余8列作為備用柜架。
3.檔案裝具。我局使用的業(yè)務(wù)檔案裝具分兩類,前一類為20xx年(含)以前的業(yè)務(wù)檔案,其檔案盒規(guī)格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚),主要考慮的是便于裝個人養(yǎng)老保險、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險和“三類人員”養(yǎng)老保險產(chǎn)生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為20xx年(含)以后的業(yè)務(wù)檔案,其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》的規(guī)定和要求進行印制。檔案盒規(guī)格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚),正面有“重慶市**區(qū)社會保險局”標識,背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關(guān)規(guī)定。
此項標準分5分,自查得分5分。
?。ㄈ┰O(shè)施設(shè)備
1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門,庫房內(nèi)安裝了2臺全球監(jiān)控攝像頭,達到了防盜要求;二是檔案庫房設(shè)在底樓,防止了陽光直射和紫外線輻射,達到了防光要求;三是庫房四周設(shè)有通風(fēng)口,安裝了4臺吸頂式中央空調(diào),達到了通風(fēng)和防高溫的要求;四是庫房內(nèi)配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置,安裝了消防報警監(jiān)控系統(tǒng),達到了防火要求;五是地磚下鋪設(shè)了防潮層,安裝了6臺除濕機,加上4臺吸頂式中央空調(diào),達到了防潮要求;六是配備了吸塵器,達到了防塵要求;七是配備了防磁柜,達到了防磁要求;八是定期投放滅鼠藥,達到了防鼠要求;九是配備了臭氧消毒機,加上定期投放殺蟲藥,達到了防蟲要求。
2.辦公設(shè)施設(shè)備。我局檔案室辦公設(shè)施設(shè)備齊備,包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復(fù)印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數(shù)碼攝像機和1臺數(shù)碼照相機,滿足檔案管理工作需要。
3.檔案管理軟件。為實現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化,促進辦公自動化,我局購買了科怡檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件,用于業(yè)務(wù)檔案信息化管理,實現(xiàn)了辦公自動化。
此項標準分10分,自查得分10分。
三、專業(yè)建設(shè)
?。ㄒ唬┫嚓P(guān)制度
為加強檔案管理工作,使檔案工作做到有章可循、有據(jù)可依,我局根據(jù)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》(人力社保部、國家檔案局第3號令)和《重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》(渝人社發(fā)〔20xx〕135號)等規(guī)定文件精神,先后制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》(涪社保發(fā)〔20xx〕7號)、《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案管理崗位職責(zé)》(涪社保發(fā)〔20xx〕4號)、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設(shè)備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業(yè)務(wù)檔案內(nèi)部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責(zé),制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險局業(yè)務(wù)檔案分類實施方案》(涪社保發(fā)〔20xx〕9號)、《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》(涪社保發(fā)〔20xx〕8號)、《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規(guī)范,推動了全局檔案工作的有序開展。
此項標準分5分,自查得分5分。
(二)歸檔
1.業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。我局20xx年業(yè)務(wù)檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》出臺后,我局按照新辦法規(guī)定和市局要求,對20xx年業(yè)務(wù)檔案進行了整改,于9月下旬完成了歸檔入庫工作。
2.業(yè)務(wù)檔案移交工作。我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的檔案材料,均由各業(yè)務(wù)科室統(tǒng)一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業(yè)務(wù)檔案、檔案目錄及電子數(shù)據(jù)清單造冊后,在次年一季度前移交局辦公室,辦公室驗收后入庫上架(見檔案移交清單)。
3.平時按件整理工作。我局嚴格執(zhí)行了《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員堅持每件業(yè)務(wù)辦理完畢即及時將該業(yè)務(wù)資料收集齊全,按照主表在前、附件在后;審核結(jié)果在前、依據(jù)在后;重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘(兩顆)裝訂成件,定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中,各業(yè)務(wù)科室負責(zé)人、專兼職檔案人員根據(jù)工作職責(zé),隨時對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進行檢查、指導(dǎo)、督促,以確保業(yè)務(wù)檔案資料的齊全、完整和安全。
此項標準分7分,自查得分7分。
(三)收集
1.業(yè)務(wù)檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理,我局業(yè)務(wù)檔案資料實現(xiàn)了隨時收集,及時整理,定期移交,保證了檔案資料的齊全完整。
2.業(yè)務(wù)檔案電子文件收集。按檔案管理規(guī)定,我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的有關(guān)信息數(shù)據(jù)定期制作成光盤,移交局辦公室歸檔管理。目前,業(yè)務(wù)臺賬和計算機數(shù)據(jù)均實現(xiàn)了光盤保存,歸檔的光盤存放于防磁柜內(nèi),共有業(yè)務(wù)檔案電子光盤49張。
此項標準分6分,自查得分6分。
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1.業(yè)務(wù)檔案整理。我局嚴格按照市局下發(fā)的《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范(試行)》、《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》的規(guī)定和要求,對20xx年度業(yè)務(wù)檔案進行了整改。重新整理后的業(yè)務(wù)檔案,其“件”的組成和件內(nèi)文件材料排列合理,保管期限劃分準確,歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規(guī)范,裝訂結(jié)實完整。同時,我局對新辦法出**按老辦法整理的業(yè)務(wù)檔案進行了清理,規(guī)范了檔案盒裝具,使之達到了整齊劃一、美觀整潔。
2.業(yè)務(wù)檔案分類上架。我局20xx年(含)前業(yè)務(wù)檔案按照“科室—險種”分類整理上架,20xx年(含)及以后的業(yè)務(wù)檔案按照新辦法規(guī)定的“年度—類別”分類整理上架。目前,我局除20xx年正在收集整理的業(yè)務(wù)檔案外,其余業(yè)務(wù)檔案分別按要求分類整理后,移交局檔案室集中統(tǒng)一保管,不存在業(yè)務(wù)檔案零散存放問題。
3.業(yè)務(wù)檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案分類實施方案》(涪社保發(fā)〔20xx〕9號),業(yè)務(wù)檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放,符合《重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》規(guī)定。
此項標準分10分,自查得分10分。
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1.全宗卷。區(qū)檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規(guī)范的全宗卷,在區(qū)檔案局的指導(dǎo)下,我局編寫了全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料,建立了檔案人員、檔案接收、檔案數(shù)量、檔案設(shè)備等檔案統(tǒng)計臺帳。
2.業(yè)務(wù)檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案存放示意圖》,按照要求在檔案庫房內(nèi)懸掛上墻。
3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況,我局在庫房內(nèi)四周配置了4臺電子溫濕度計表,由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄;為控制好庫房內(nèi)溫濕度,保持庫房通風(fēng)良好,我們還配備了4臺吸頂式中央空調(diào),6臺除濕機,保證了庫房溫度和相對濕度在國家規(guī)定標準范圍之內(nèi)。
4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執(zhí)行《檔案保管制度》規(guī)定,定期對庫房檔案進行全面檢查、清點,避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發(fā)生。
5.檔案修復(fù)。我局在檔案整理工作中,對需要修復(fù)的業(yè)務(wù)檔案材料及時進行了修復(fù)和托裱,采取了有效的'保護措施,保證了檔案材料的整潔、完整。
此項標準分5分,自查得分5分。
(六)鑒定銷毀統(tǒng)計
1.鑒定機構(gòu)。我局成立了社會保險業(yè)務(wù)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組(涪社保函〔20xx〕6號),負責(zé)檔案鑒定銷毀工作。
2.業(yè)務(wù)檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》,對超過保管期限的會計憑證檔案,經(jīng)請示區(qū)審計局、財政局答復(fù),暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業(yè)務(wù)檔案,我局擬在規(guī)范工作和達標驗收工作完成后,組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定,對有保存價值需繼續(xù)保存的檔案重新確定保管年限,對應(yīng)銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后,按規(guī)定銷毀備案。
3.業(yè)務(wù)檔案登記臺賬。我局嚴格執(zhí)行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統(tǒng)計制度》,做到了業(yè)務(wù)檔案進出登記及時,統(tǒng)計臺賬數(shù)據(jù)準確,賬物相符。20xx年檔案室共接收業(yè)務(wù)檔 主站蜘蛛池模板: 金瓶梅在线电影完整版播放| 神奇动物在哪里字幕| 心动的信号第8季| 我的大胸继拇6| 东城西就2011| 电锯惊魂9完整版在线观看| 木下凛凛子出演电影交换夫妇| 蓝色生死恋国语版全集免费观看| 一个真正的女人| 一千滴泪| 天上掉下猪八戒| 黑暗森林满天星版法国| 满月之下请相爱免费观看全集| 最美的安排| 铃木杏里《少年爱》免费听| 我们一起来看流星雨| 妻子6免费观看完整版电视剧| 黑暗侵袭1高清| 新来的瑜伽教练免费| 美国式禁忌矿桥矿影视| 勇敢的心电视剧全集在线观看76 | 三女片免费观看电视剧杨贵妃传| 斗破苍穹148完整版免费观看 | 免费看拔萝卜| 《高庄监狱》免费观看| 我的姐姐免费在线观看完整版资源 | 英雄本色3电影完整版免费观看| 哈利波特1免费观看在线| 瓜达卢佩的玫瑰电影免费观看| 老兵插曲| 福音战士新剧场版终| 金银悔1-5普通话98分钟| 百姓秀才官全集| 龙虎山张天师电影免费观看| 舞出我人生电影| 成全观看免费完整观看动漫| 打开腿让我尝尝你的味道是什么歌| 虎胆龙威5高清国语| 漂亮的妈妈7中字开头7个字| 惊天魔盗团2百度网盘| 月光宝盒周星驰| 法国满天星《贵夫人》在线看 | 讷河市| 小城大事在线观看| 西充县| 欲望爱人未删减版在线观看影片| 巴西电影《营销技巧》| 淮剧珍珠塔| flowerover真人| 超级警察3在线国语完整版| 木下凛凛子演的电影在线观看| 南拳北腿粤语| 私人女人监狱完整版美剧免费观看| 囧妈网上怎么看| 娃娃脸1—5| 电影《封神2》高清版| 继女要用爸爸的种子| 花与蛇1全集| 最好的朋友的老婆| 十大奇冤粤语| 苏桃的骚乱文肉np| 蜘蛛侠1电影高清| 销售的秘密韩国电影在线观看完整版| 冷血人狼完整版| 3对1初体4| 董洁电视剧天若有情| 木下檀檀子完整版电影| 《原始的女儿国部落》| 意大利《开放庄园》在线观看| 电视剧家门的荣光| 卖房女销售的秘密电影韩剧| 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