簡析接電話的禮儀
簡析接電話的禮儀1
(一)接電話時你為什么很重要?
1、你代表著公司。
2、你說話的聲音，處理問題的方式會影響到客人對公司效率，友善程度，設施，檔次的判斷。
3、你可以為公司找到一位潛在的客人。
(二)接聽電話的注意事項：
1、電話在鈴響三聲之內拿起。
2、電話旁要有紙和筆。
3、友善、有禮、微笑。(即使對方失禮，我們說話也要保持彬彬有禮)。
4、口齒清楚，語速不快不慢，使用通俗語言。(不要使用術語，略語)
5、打電話時不能吃東西、喝水、吸煙。
6、不要同時對兩個人說話，如需與同事查詢，你應當告訴對方。
7、接到電話即按常規自我介紹，步驟如下：
A、問候
B、報出部門
C、介紹自己
D、提供幫助
8、不能將客人房間號碼告訴外人。
9、了解一般客人問詢的答案。(即公司服務項目)
(三)處理外線電話的十個步驟：
1、在鈴響三聲之內接聽電話;
2、寒暄問候;
3、報出俱樂部/姓名/部門等名稱;
4、提供幫助;
5、了解對方想做的事;
6、做記錄;
7、提供服務;
8、確認細節;
9、結束電話;
10、落實。
(四)記錄電話留言的要點：
1、書寫規范;
2、記錄完整;
電話打來的時間、日期
來電者姓名
留言給誰
來電者的電話號碼(房間號碼)
留言內容
該留言是否緊急
記錄留言者的姓名或簽名。
3、注意留言準確，應當重復一次電話的內容。
(五)讓對方在電話上等：
1、給對方一個選擇：是繼續等呢還是留言;
2、隨時與打電話者保持聯系;
3、再次給打電話者提供選擇。
(六)轉電話時應注意：
1、告訴對方你正要轉電話。
2、告訴對方你把電話轉給誰。
3、盡量為客人提供幫助。
(七)打出電話的十個步驟：
1、準備;
2、問候，報出姓名;
3、報出要找的人之姓名;
4、確認你要找的.人之身份;
5、列出打電話的原因;
6、聽清楚對方的回答;
7、做好記錄;
8、確認細節;
9、感謝對方，掛機;
10、落實。
(八)掛斷電話時應注意：
1、掛斷電話，不能草草了事，讓人感到你的掛斷方式是一種酒店式的，溫文爾雅的。
2、無論打出或打入電話，要等對方掛斷電話后方可掛斷。
3、遇到錯打電話時，要和平時一樣，以禮相待，如自己打錯了，應該說一聲;對不起，打攪了。若是對方打錯了，也應說一聲：對不起，您打錯了。
簡析接電話的禮儀2
一、及時接聽
如果電話鈴聲一響起，就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態度，而且應該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話時，我們提倡鈴響不過三：接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時向對方說明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽來電，特別是應約而來的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認為沒有人在，或者是不想理。
二、確認對方
一般情況下、對方打來電話后都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應該主動問；請問您是哪位價 我能為您做什么？您找哪位？但是，人們習慣性的做法是，拿起電話聽筒后便會向對方盤問：喂：哪位 這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。
接起電話。拿起聽筒后應首先自我介紹：：您好，我是某某某
三、非常規電話的處理
如果接到打錯的電話，不要發怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向對方說明情況后掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皂白，認為是惡
意騷擾電話而破門大罵。因為，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話，應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應該說臟話；如果問題嚴重，可以考慮報警解決。
四、分清主次
1、接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2、如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯系。
3、接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，并對其講明原因，然后立即去接另一個電話，問清情況后先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之后再繼續和前者通話。
4、不能因為圖清凈隨便撥下電話線。
五、規范地代接電話
代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所為何事，但不要詢問對方和所找人的關系。
1、尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉達的'事情。
2、記憶準確要點：如果對方要找的人不在，應先詢問對方是否需要代為轉讓。如對方有此意愿，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事后忘記，對方講完后，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。
3、及時傳達內容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不愿問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然后再詢問對方還有什么事情？這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉達的內容，托他人轉告。
六、錄音電話
1、留言制作要規范。留言內容一般包括這么幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。
2、如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。
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