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秘書辦公室禮儀

時間：2023-09-29 07:14:30 職場

秘書辦公室禮儀

秘書辦公室禮儀1

　　電話禮儀

秘書辦公室禮儀

　　(1)電話響兩遍須馬上接聽，但不可一響就接;

　　(2)接聽時，應以溫和的語調先問好，接著自報家門，秘書接聽電話時，代表的是單位形象，注意用語文明，待對方掛線后再輕輕放下聽筒;

　　(3)接聽電話時若另一電話響起，應請前者稍等，按下電話機上的閉音鍵再接另一部，分清輕重緩急，切不可讓一方聽到秘書與另一方的談話;

　　(4)左手接電話，右手記錄，做好電話記錄6要素：來電時間、單位、姓名、來電號碼、來電內容、記錄署名，重要內容記得復述一遍。

　　接待禮儀

　　有預約

　　(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好;

　　(2)招呼對方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶杯外緣，從客人右方奉上;如果來賓兩人以上，上茶時注意職位高低，先客方再主方;

　　(3)引領客人時，主動帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當心，乘坐電梯時秘書先進后出;

　　(4)介紹時，先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外);

　　(5)客人告辭時，禮貌送別，根據客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠去再返回。

　　無預約

　　(1)熱情問候;

　　(2)了解來意;

　　(3)耐心傾聽;

　　(4)學會擋駕。

　　握手禮儀

　　(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時用力適度，上下稍晃動3、4次即可;

　　(2)握手時神態自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句;

　　(3)握手時應注意長幼、尊卑、男女有序;

　　(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應主動向對方說明不便握手的原因。

　　名片禮儀

　　(1)雙手遞接，用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方;

　　(2)接到對方名片應致謝，認真看一遍，念出對方的姓名職務;

　　(3)職位低者先向職位高者遞名片，男士先向女性遞名片;

　　(4)不可將名片亂扔亂放以及弄皺。

　　服飾禮儀

　　(1)秘書的服飾要與之角色相協調，以體現精明強干為宜;

　　(2)男士適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫;

　　(3)女士則最好穿西裝套裙等職業裝，不宜佩戴走路發生聲響的.首飾;

　　(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。

　　交談禮儀

　　(1)辦公室里對上司和同事都要講禮貌，多用敬語;

　　(2)同事間相互尊重，不在背后嚼舌根，尤其是領導的八卦;

　　(3)不給同事取外號，不在大庭廣眾下開玩笑;

　　(4)不打聽同事的工資、婚姻狀況等隱私問題;

　　(5)同事交往盡量不涉及到金錢。

　　日常行為禮儀

　　注意自身的言行舉止，男士不要在辦公室里吸煙，如很想吸煙則應去專用的吸煙室;

　　女士盡量不在大庭廣眾下化妝、補妝，可去洗手間補妝;

　　工作時間不要擅自離崗，不要吃零食，打瞌睡;私人電話不要沒完沒了的接，必須接時放低音量走到洗手間或茶水間接聽，避免打擾同事工作。

　　辦公室秘書要注意的辦公室語言

　　1)要學會發出自己的聲音

　　老板們賞識那些有自己頭腦和主見的職員。如果你總習慣“鸚鵡學舌”的話，那么你在辦公室里就很容易被忽視了，你在辦公室里的地位也不會很高。有自己的頭腦，不管你在公司的職位如何，你都應該發出自己的聲音，應該敢于說出自己的想法。

　　2)有話好好說，切忌把交談當成辯論

　　在辦公室里與人相處要友善，說話態度要和氣，要讓人覺得有親切感，即使是有了一定的級別，也不能用命令的口吻與別人說話。更不能用手指著對方，這樣會讓人覺得沒有禮貌，讓人有受到侮辱的感覺。雖然有時候，大家的意見不能夠統一，但是有意見可以保留，一些原則性并不很強的問題，也往往沒必要爭得你死我活?比如，在有些客戶的談判上，如果一味好辯逞強，不僅和客戶沒結果，也會讓同事們敬而遠之，久而久之，你不知不覺就成了不受歡迎的人。

　　3)不要當眾炫耀自己

　　如果你是辦公室里的紅人，如果老板非常賞識你，也不應該把這些當作炫耀的資本。其實再有能耐，也應該小心謹慎，天外有天，強中更有強中手，假如哪天來了個更加能干的職員，你將馬上成為別人的笑料。如果你得了一筆額外的獎金，你就更不能在辦公室炫耀，也許別人在一邊恭喜你的同時，也在嫉恨你。

　　4)不要在辦公室互訴心事

　　我們身邊總有這樣一些人，她們特別愛侃，性子又特別直，喜歡和別人傾吐苦水，把辦公室當作互訴心事的場所。雖然這樣的交談能夠很快拉近人與人之間的距離，使人們之間很快變得友善、親切起來。事實上，只有1%的人能夠嚴守秘密。所以，當你的生活出現個人危機，最好還是不要在辦公室里隨便找人傾訴;當你的工作出現危機，比如工作上不順利，對老板、同事有意見有看法，更不要在辦公室里向人袒露胸襟。只要你和其中的一、兩個人說了，相信一周以后，全公司的人都知道了。這種宣傳效果就和在公司全體大會上公布一樣。自己的生活或工作有了問題，應該盡量避免在工作的場所里議論，下班以后不妨找幾個知心朋友好好地傾訴。

秘書辦公室禮儀2

　　（一）尊重秘書在工作中往往代表著機關和領導

　　應當對交往對象給予充分的尊重，體現“尊重在先”的原則。秘書在與他人交談時，不應站在或坐在高于對方的位置上，以免給人造成“居高臨下”的感覺。不可將自己的頭部仰靠在椅背上，也不宜高翹“二郎腿”，更不能將腳尖抬起，直指對方，避免給對方形成散漫、傲慢的印象。倘若對方是一位異性，還須與之保持一定的距離，以免讓對方感覺不便，或產生誤解。

　　交談過程中，應兩眼注視對方，精神飽滿，神情專注，并不時點頭表示正在傾聽。此時如果舉目四顧，心不在焉，神情倦怠，就容易被認為對談話漫不經心或不耐煩；如果手舞足蹈，指手畫腳，高談闊論，就會使對方覺得你目中無人、狂傲輕浮。

　　（二）自然秘書舉止以自然為宜，切忌虛假、做作、呆板、局促、勉強。

　　秘書在與人交往中宜以微笑表示親切和熱情，而不宜滿臉堆笑或強作歡顏，這樣容易給人造成刻意逢迎的感覺。再如，欣喜時可以露出自然的笑容，不宜歪腦袋、擠笑靨、旁若無人地大笑不已。做手勢時宜并攏四指，切忌高翹小指。在與熟人相處時要不失親切，略可隨意，而不宜正襟危坐、不茍言笑。

　　（三）穩重秘書工作繁雜、瑣碎，但又不容有疏漏

　　這就要求秘書舉止要穩妥可靠，有條不紊，忙而不亂。只有這樣，才能展現出自己獨特的內涵。在匯報工作時，應神態安詳，口齒清晰，談吐自如。在取物品時，要先看清情況，然后眼到手到，駕輕就熟。在會議室入座時，要小心翼翼，輕穩就座，不可搖搖晃晃，東踩西踏，將座椅拉得亂響，有意無意地制造擾人的噪音。在敲門時，應用手指輕叩，不宜拳擂、腳踹；關門時，應用雙手輕輕推上，不可用力猛甩，或是用腳踢上。

　　（四）端莊端莊。秘書的.靜止姿態以端莊為要。

　　我國傳統上有“站如松，坐如鐘，臥如弓”“頭容正，肩容平，胸容寬，背容直”“顏色：宜和、宜靜、宜莊”等一系列的禮儀要求，講的都是舉止中的端莊之美，這些要求對于秘書也是適用的。

秘書辦公室禮儀3

　　一、做好親切迎客

　　(一)學習目標

　　要求做好親切迎客，對于事先預約的或未預約來訪者都應該親切歡迎，給來訪者以良好的第一印象。

　　(二)做好親切迎客

　　當你看見來訪者進來時，應馬上放下手中的工作，站起來，禮貌地招呼一聲"你好，歡迎"。一般情況下不用主動和來訪者握手，如果來訪者主動把手伸過來，你要順其自然，最好能立即確定對方從何處來，叫什么名字。

　　對于預約的來訪者，在來之前，你要有所準備，要事先記住對方的姓名，當來訪者應約而來時，要熱情地將其引入會客室，立即向上司通報。

　　遇到事先你并不知道的預約來訪者時，當你問客人："事先約好時間了嗎"來訪者答："約好兩點鐘見面。"你才知道這是已約好的客人，這時你一定要趕緊道歉："啊，真對不起，失禮了。"因為站在客人的立場來說，既是約好時間才來的，卻被問有沒有約好，內心一定感到不太高興，而且也顯示出公司本身信息傳達沒做好，或是上司忘交待，所以一定要道歉。

　　有些來訪者事先并未預約面談時間，而臨時來訪，作為秘書人員，也應熱情友好，讓客人感覺是受歡迎的。然后詢問客人的來意，再依當時的情況，判斷適當的應對方法。如果需要上司接待，要先問清你的上司是否愿意和是否有時間接待。假如上司正在開會或正在會客，并同意見客，你便可以對臨時來訪者說："抱歉，經理正在開會，您可等一會兒。"如果上司沒時間接待，你要記下對方的要求，日后予以答復，不能推諉、拖延或敷衍了事。來訪者沒有預先約定會談時間，卻突然來訪，你向上司匯報，上司說不能會見，并請你找借口打發來訪者，這時你的應對方式可以有兩種情形：

　　一種是，請示上司可否派人代理接見來客，如果上司同意派人代理，你可以告訴來訪者"不巧，經理正在會客(或開會)，我請×科長來與你談，好嗎"另一種是以既熱情又堅定的態度回答上司確實無法接待的來客，幫助上司擋駕。秘書人員還要學會在上司受到來訪者糾纏不休時代為解圍。

　　如果接待的是已確定好的來訪團組，則通常應根據上司的意圖擬定接待工作方案，它包括來訪客商的基本狀況(公司名稱、來客人數、日期、來訪目的、要求);公司接待的詳細安排(接待日程、各類接待人員名單、主要活動、日常迎送往來事務性工作)，經上司批準后，分頭布置各方面按接待方案落實。接待結束，秘書人員應將整個接待工作進行總結，寫成報告，作為存檔資料。

　　(三)相應知識

　　禮貌與禮節

　　禮貌是人與人之間在接觸交往中，相互表示敬重和友好的行為，它體現了時代的風尚與人們的道德品質，體現了人們的文化層次和文明程度。禮貌是一個人在待人接物時的外在表現。這種表現是通過儀表、儀容、儀態以及語言動作來體現的。一個人傲氣十足、出言不雅、動作粗俗、衣冠不整就是對他人沒有禮貌。有禮貌的人待人恭敬，熱情大方，行為舉止顯得很有教養。

　　禮節是人們在日常生活中，特別是在交際場合中，相互問候、致意、祝愿以及表示相互尊重的慣用形式，禮節是禮貌的具體表現。

　　禮貌、禮節之間是相互聯系、相互制約、相輔相成的。有禮貌而不懂禮節，容易失禮。我們有時會看到某些人雖然對他人有恭敬、謙虛之心，但在與人交往時卻顯得手足無措，或因禮節不周而使人覺得尷尬;還有一種人雖懂禮節，但在施禮時卻缺乏誠意，這些都是因為沒有真正理解禮貌、禮節的含義。講究禮貌、禮節，既不能機械模仿，也不能故作姿態。禮貌、禮節是一個人內在素質的外現，禮貌、禮節必須是發自內心的，是內在素質與外在表現的協調統一。

　　(四)注意事項

　　一、注意接待中的問候和稱謂禮節。

　　1.問候禮節。問候禮節主要是指在接待來賓時使用規范化的問候用語。

　　見到初次來賓應說："您好!見到您很高興!"如系以前認識，相別甚久，見面則說："您好嗎很久未見了。"來訪者來到時，除第一句話按不同時間問候外，接著應問："您有什么事需要我幫忙嗎您是初次來這里嗎路上辛苦了。"

　　平時遇到來賓，應道好問安，一般說："你好。"對于較熟悉的客人可以說："您好嗎"分別時則說："再會!明日再見!"、"不久再見!"，或說："祝您一路順風，請轉達我們對您家屬的問候"等。

　　如知客人身體不好，應關心地說："請多保重。"當氣候變化的時候應告誡客人"請多加一些衣服，當心感冒。"

　　如遇客人的生日或節日期間，應向其祝賀。如"祝您生日快樂!"等。

　　客人即將離去時，應主動對客人說："請對我們的工作提出寶貴意見。"

　　2.稱謂禮節。用恰如其分的稱謂來稱呼客人，這就是稱謂禮節。不應直呼其名。可稱："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務時，在一定場合也可稱職務，如"×部長"、"×處長"、"×廠長"、"×經理"。

　　二、做好熱忱待客

　　(一)學習目標

　　要求做好熱忱待客。秘書人員要熱情周到地接待來訪者。

　　(二)做好熱忱待客

　　在帶領來訪者時，要配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導。可邊走邊向來訪者介紹環境。要轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。側身轉向來訪者不僅僅是禮貌的，同時還可觀察留心來訪者的意愿，及時為來訪者提供滿意的服務。到達會客室前要指明"這是會客室"，如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進入，如果門往內開，自己先進入，按住門后再請客人進入。一般右手開門，再轉到左手扶住門，面對客人，請客人進入后再關上門，通常叫做外開門客先入，內開門己先入。

　　有時會客室的布置，經常會有使來客不知該坐何處才好的感覺，因此引導坐位的行動是有必要的。

　　客人來到后，秘書人員要負責端茶倒水，當然最好先征求客人的意見，問清愿意喝哪種飲料再送上。優秀的秘書人員對重要客人喜歡的飲料要記住，以便再次來訪時主動送上。熱忱待客，看似簡單，實則不然，秘書人員熱情周到待客所表現出來的形象，就是整個單位形象的縮影。

　　(三)相應知識

　　1.交際心理基本原則

　　這里所說的交際心理基本原則，實際上就是禮儀的基本原則。做接待工作就是要從心理上真誠地尊重別人、關心別人、理解別人、體貼別人、善待別人。在此基礎上還要注意以下幾項原則

　　(1)自尊與尊人的原則

　　自尊是指一個人對自身的一種態度，它是自我意識的一種表現形式。一個人能夠自己尊重自己，接納自己，保持自己的人格和尊嚴，就叫做自尊。

　　尊人指的是對待他人的一種態度，這種態度要求承認和重視每個人的人格、感情、愛好、職業、習慣、社會價值以及所應享有的權力和利益。尊人，從社會角度來說，它是一個重要的道德規范;對個人來說，則是一種良好的道德品質。

　　尊人的精神滲透在接待工作的方方面面。比如，當我們使用"請、您、謝謝、對不起、。"這些用語時，是尊人的表現;來了客人起立招呼，上茶時雙手捧上，也是尊人的表現。

　　(2)內在美與外在美的原則

　　外在美主要是指一個人外部形態的美，是其在身材、相貌、服飾、談吐、舉止等方面表現出來的美。內在美主要是指一個人內心世界的美，是其在文化素養、道德品質和思想境界等方面所具有的美。

　　交際禮儀就是表現人的美德的一種具體形式，使美好的心靈與美的儀表、美的談吐、美的舉止形成一個有機的整體，使人們在交際活動中能夠充分展現出自己美的風采。

　　(3)自信大方與適應環境的原則

　　自信大方和適應環境是一種互補的關系。

　　一個自信的人保持著一種積極主動的心理狀態，因此面對一些意外的情況，他能處變不驚，鎮定自若，及時地采取相應的措施予以補救，而決不會手足無措。即使出了一點差錯，他也敢于落落大方地向對方表示歉意，求得對方的諒解，從而安然過關。

　　我們強調適應環境的原則并不意味著人們在交際活動中只能畏畏縮縮，生怕哪里禮儀不當會引起對方的不快。如是這樣，容易引起對方的猜疑。適應環境與自信大方應當和諧地統一起來。

　　(4)言行適度與交往目的原則

　　人際交往要言行適度，該說則說，該行則行，但要把握好分寸。

　　人的行為總是為了達到一定的目的、獲得某項具體結果的。特別是在今天，世界正處于新技術革命的時代，社會的飛速發展迫使人們不得不樹立嶄新的時間觀念。那些沒有實際意義的"虛禮"已日益失去了市場。因此，我們在進行一項交際活動之前，都應認真地思考一番，此番交際活動的目標究竟是什么可以采取哪些最省時、最簡便的禮儀形式達到這一目標。

　　2.與來訪者言談的禮節

　　言談是人際傳播的重要手段，若要使之在人際交往中發揮更大的作用，除了做到言簡意明，我們還應力求以語言的"禮"吸引他人，以語言的美說服他人。下面著重介紹的是直接言談禮節。

　　直接言談即聽者與言者在同一場所進行的面對面交流。在直接言談中，有以下幾點須多加注意的：

　　(1)談吐的儀態。不論言者還是聽者，交談時雙方必須保持精神的飽滿;表情自然大方和顏悅色;站立寒喧也好，坐著聊天也罷，兩人均應目光溫和、正視對方，以示尊重;兩人之間的距離可視雙方關系的親疏而定。

　　(2)話題的選擇。所謂話題，就是言談的中心。話題的選擇反映著言談者品位的高低。選擇一個好的話題，使言談雙方有了共同語言，往往就預示著言談成功了一大半。因此，首先，要選擇交談者喜聞樂見的話題。如天氣狀況、風土人情、體育比賽、電影電視、旅游度假、烹飪小吃等。其次，要回避眾人忌諱的話題。如個人的私生活(包括一個人的年齡、婚姻、履歷、收入、住址等其他方面的家庭情況)、令人不快的事件(疾病、死亡、丑聞、慘案等)、以及某人生活習慣、宗教信仰、政治主張等均少談或不談為好。最后，不宜談論自己不甚熟悉的話題。

　　(3)言者的表現。談話者語言表達應準確明了，語意完整，合乎語法;語言輕柔，語調親切，語速適中。同時，要顧及聽者的情緒與心理的變化，不可滔滔不絕"一言堂"式地說個沒完，或大搞"酒逢知己千杯少，話不投機半句多"而冷落了某些人，更不能選用只有在場少數幾個人聽得懂的外語或方言與個別人交談而置多數人于不顧。不雅的口頭禪甚至粗、臟的語言"垃圾"在言談中應杜絕使用。言談間，適當運用各種手勢能起到錦上添花的作用，但手勢過多、動作幅度過大卻會有輕浮、欠穩重之感，甚至產生畫蛇添足之效果。

　　(4)聽者的反應。與言者相比，聽者在交談中處于相對被動的`地位，全神貫注，認真聆聽是其首要任務。在聆聽時要適時作出積極的反應，以表明你聆聽的誠意。如點頭、微笑或簡單重復對方的談話要點等。同時恰如其分的贊美不可缺少，它能使交談氣氛變得更加輕松、友好。輕易打斷對方的講話或隨意插話，是聽者的忌諱，因為這對言者有不敬、失禮之嫌，故應盡量避免。當然，在交談中做"永遠"的聽眾，一言不發也是會令眾人掃興的。

　　言談過程中，目光應以溫和、大方、親切為宜，應多用平視的目光語，雙目注視對方的眼鼻之間，表明重視對方或對其發言頗感興趣，同時也體現出自己的坦城。那種故意回避對方或閃爍不定的目光語，均會形成交談障礙，應該摒棄。但當雙方緘默不語，或別人失言時，不應再看著對方，以免使已有的尷尬加劇。

　　(四)注意事項

　　在接待工作中，要注意會用交際常用禮貌用語。

　　1.問候語

　　隨著社會的進步，交往中對語言文明的要求更高了。見面時應根據彼此的關系問候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問候語簡單明了，不受場合約束而且聽來親切自然。

　　不論是在何種場合，問候時表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。

　　2.感謝語當別人幫了你哪怕是一點小忙，都應該說"謝謝!""麻煩你了，非常感謝!"接受別人的贈物或款待時，應該說："好，謝謝!"拒絕時應該說："不，謝謝"，而不應該說："我不要!"或是"我不愛吃!"

　　感謝的時候還應該以熱情的目光注視對方。

　　3.道歉語

　　做了不當的事，應及時道歉說："對不起，實在抱歉。"、"真過意不去。"、"真是失禮了。"如果不經意打擾了別人，或是打斷了別人的話，應該說："對不起，打擾了。""對不起，打斷一下。"在公共場合不小心碰了別人，應該說："真對不起。"在服務對象面前應該學會說："對不起，讓您久等了。"

　　4.征詢語：

　　"您有什么事情嗎""我能為您做些什么嗎""您需要我幫您做些什么嗎""您還有什么別的事情嗎""這樣會不會打擾您"

　　5.應答話：

　　"您不必客氣。""沒有關系，這是我應該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"

　　6.慰問語：

　　"你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中，這類話看來很簡單，似乎說不說兩句都可以，實際上能讓對方感到溫暖，于是也就換來對方對你的好感。對方會認為你這個人是個熱情的關心別人的人。

　　7."請"字的運用：

　　"請您幫我個忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶!""請用餐!""請您指教!""請您留步。""請多關照。""請問您。"這些話中的"請"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對方的意思，或使語氣委婉。

秘書辦公室禮儀4

　　一、服飾禮儀

　　(1)秘書的服飾要與之角色相協調，以體現精明強干為宜；

　　(2)男士適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶，注意不要穿印花或大方格的`襯衫；

　　(3)女士則最好穿西裝套裙等職業裝，不宜佩戴走路發生聲響的首飾；

　　(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。

　　二、交談禮儀

　　(1)辦公室里對上司和同事都要講禮貌，多用敬語；

　　(2)同事間相互尊重，不在背后嚼舌根，尤其是領導的八卦；

　　(3)不給同事取外號，不在大庭廣眾下開玩笑；

　　(4)不打聽同事的工資、婚姻狀況等隱私問題；

　　(5)同事交往盡量不涉及到金錢。

　　三、接待禮儀

　　1、有預約

　　(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好；

　　(2)招呼對方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶杯外緣，從客人右方奉上；如果來賓兩人以上，上茶時注意職位高低，先客方再主方；

　　(3)引領客人時，主動帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當心，乘坐電梯時秘書先進后出；

　　(4)介紹時，先將本公司人員介紹給客人；先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外)；

　　(5)客人告辭時，禮貌送別，根據客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠去再返回。

　　2、無預約

　　(1)熱情問候；(2)了解來意；

　　(3)耐心傾聽；(4)學會擋駕。

　　四、握手禮儀

　　(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時用力適度，上下稍晃動3、4次即可；

　　(2)握手時神態自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句；

　　(3)握手時應注意長幼、尊卑、男女有序；

　　(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應主動向對方說明不便握手的原因。

　　五、名片禮儀

　　(1)雙手遞接，用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方；

　　(2)接到對方名片應致謝，認真看一遍，念出對方的姓名職務；

　　(3)職位低者先向職位高者遞名片，男士先向女性遞名片；

　　(4)不可將名片亂扔亂放以及弄皺。

　　六、電話禮儀

　　(1)電話響兩遍須馬上接聽，但不可一響就接；

　　(2)接聽時，應以溫和的語調先問好，接著自報家門，秘書接聽電話時，代表的是單位形象，注意用語文明，待對方掛線后再輕輕放下聽筒；

　　(3)接聽電話時若另一電話響起，應請前者稍等，按下電話機上的閉音鍵再接另一部，分清輕重緩急，切不可讓一方聽到秘書與另一方的談話；

　　(4)左手接電話，右手記錄，做好電話記錄6要素：來電時間、單位、姓名、來電號碼、來電內容、記錄署名，重要內容記得復述一遍。

秘書辦公室禮儀5

　　電話禮儀在接聽電話時，你所代表的是單位而不是個人，所以不僅要言語文明、音調適中，還要讓對方能感受到你的微笑。同時，更不要忘記每一個重要的電話都要做詳細的電話記錄，包括來電的時間、來電的單位及聯系人、通話內容等。

　　迎送禮儀當客人來訪時，應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或接待區，并為其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。另外，接待客人要切記面帶微笑。

　　握手禮儀愉快的握手是堅定有力的，這能體現你的信心和熱情，但不能太用力且時間過長。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動向對方說明不握手的原因。

　　名片禮儀遞送名片時，應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，并認真看一遍上面的內容，使對方感覺你很重視他。參加會議時，應該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。

　　在辦公室工作，服飾要與之協調，以體現權威、聲望和精明強干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫；女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內衣若隱若現很不雅觀。

　　在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環會分散他人注意力，叮當作響的手鐲也不宜戴。

　　在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會"之類的問候語要經常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應以姓名相稱。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務來稱呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。

　　對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士優先原則去作未必會讓女同事高興。

　　行為要多加檢點。盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當眾表演自己擅長的化妝術。如很想吸煙或需要化妝，則應去專用的吸煙室或化妝間。若附近沒有這類場所，則只好借助于洗手間。

　　辦公時間不要離開辦公桌，看書報、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或將腿整個翹上去的樣子都是很難看的。

　　要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談論薪水、升降或他人隱私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報告，常會被當作不務正業，弄不好會搞掉自己的飯碗。

　　接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求于自己。回答來訪者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。

　　去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯系，準時赴約，經過許可，方可入內。在別的辦公室里，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久，初次造訪以20分鐘左右為準。

　　秘書辦公室著裝禮儀

　　秘書在辦公室著裝的服飾應以端莊大方、穩重高雅為宜。因為款式太過時髦，別人光注意看你的服裝，會忽略了你本人，只有穿著服裝大方得體，別人才會同事注意到你這個人。好的服裝質地和好的服裝款式，既能夠恰如其分的表現你的身份和地位，還能增加別人對你的信任和好感。

　　秘書除了準備幾條頗具品位的深色或淺色長褲，增加一些成熟和干練感覺之外，更多地應該選擇穿著裙裝，因為裙裝比較精神和優雅，行為也方便，而且很有職業女性的味道。但是，在選擇裙裝時，一定要特別注意裙子的長度，裙子的長度是視你自己的腿型與膝蓋的勻稱好看與否決定的。當然，過短的裙裝絕不合適在辦公室內穿，因為既不方便又不雅觀。

　　辦公室內著裝色彩不能太艷，否則會影響別人的注意力，明晃晃的容易給人不安定的.感覺，影響工作。適宜的色彩是柔和雅淡的顏色如灰色，這會給人一種舒適穩重容易接近的感覺，而且和目前國際流行的辦公家具的顏色也較協調。

　　辦公室的服飾還有根據當天的天氣情況、個人的情緒、當天的約會安排來設計搭配或選擇合適的上班服裝。

　　一件質地精良、手感良好、設計大方的上衣配一條垂墜的長褲，或是配一條做工考究的裙子；顏色可以是單色，也可以是同色系，但全身上下以三色為限，色彩應協調，款式應明快，質地應柔軟滑爽或有垂墜感。對于秘書來講，好的服裝是個人及企業形象的標志，是必需品。他能顯示出權威性和親和力，便于和客戶之間的溝通，更便于創造與調節辦公室內的氛圍。

秘書辦公室禮儀6

　　■通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

　　■接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

　　■接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。

　　■當對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權的`情況下不要說出指定受話人的行蹤。

　　■當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續通話。

　　■在電話中傳達事情時，應重復要點，對于數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。

　　■如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位"■要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

　　■聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

　　■如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。

　　■掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

秘書辦公室禮儀7

　　迎送禮儀

　　當客人來訪時，你應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或者公共接待區，并為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事，辦公室秘書個人禮儀。切記，始終面帶微笑。

　　名片禮儀

　　遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，并認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片，秘書工作《辦公室秘書個人禮儀》。

　　介紹禮儀

　　介紹的禮節是行為大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的；將年輕的.介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。

　　握手的禮儀

　　愉快的握手是堅定有力，這能體現你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不家過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向對方說明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。

秘書辦公室禮儀8

　　服飾禮儀

　　(1)秘書的服飾要與之角色相協調，以體現精明強干為宜;

　　(2)男士適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫;

　　(3)女士則最好穿西裝套裙等職業裝，不宜佩戴走路發生聲響的首飾;

　　(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。

　　接待禮儀

　　有預約

　　(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好;

　　(2)招呼對方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶杯外緣，從客人右方奉上;如果來賓兩人以上，上茶時注意職位高低，先客方再主方;

　　(3)引領客人時，主動帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當心，乘坐電梯時秘書先進后出;

　　(4)介紹時，先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外);

　　(5)客人告辭時，禮貌送別，根據客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠去再返回。

　　無預約

　　(1)熱情問候;(2)了解來意;

　　(3)耐心傾聽;(4)學會擋駕。

　　握手禮儀

　　(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時用力適度，上下稍晃動3、4次即可;

　　(2)握手時神態自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句;

　　(3)握手時應注意長幼、尊卑、男女有序;

　　(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應主動向對方說明不便握手的原因。

　　秘書辦公室工作的說“三”道“四”

　　“三招”處理事務是辦公室工作的一項重要內容。隨著社會發展，辦公室需要處理的事務工作涉及的范圍越來越廣，復雜性也越來越強。面對繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當、得心?

　　第一，下好“一盤棋”。就是要樹立“一盤棋”的意識，提高站位，凡事講大局、講規矩。要樹立大局意識。善于把握大局是做好各項工作的根本要求和重要保證，知道重心在哪里，難點在何處。要注意按規矩辦事。在處理日常事務的過程中，特別是接待安排、文件報送等，要牢記“辦事有遵循，行為有規范，執行有尺度”的原則，說話要有根據，做事要有依據。要謹慎走好每一步。在處理任何問題上都必須摒棄雜念、穩字當頭，考慮周到、服務得體。對領導交辦的工作，必須事事有回音、件件有交代。

　　第二，學會“彈鋼琴”。面對千頭萬緒的工作，要做到緊張有序、妥善得當，需要我們學會彈鋼琴。要分清輕重緩急。任何工作也都有主次、輕重之分，要善于合理安排時間，急事先辦、大事精辦、要事穩辦、特事特辦。要學會統籌協調。面對千頭萬緒的工作，要敲響每一個琴鍵、激活每一個音符，既抓住重點，又兼顧全面。要學會歸納總結。彈好一首曲子，必須長期反復地推敲、錘煉、改進。工作也一樣，“吾日三省吾身”，一定要學會歸納總結，才能發現問題，有針對性地予以改進，這是提高工作能力的一條捷徑。

　　第三，當好“潤滑劑”。要處理好與領導的關系，做到尊重而不尊崇，服從而不盲從，在領導面前不能唯唯諾諾。對領導提出的正確意見和做法，要堅決貫徹執行;不適合的，要有藝術性地提出來。要處理好與各部門、各單位的關系，必須謙虛、熱情、低調，杜絕門難進、臉難看、話難聽、事難辦的現象。

　　“四種關系”

　　辦事，是每一位工作人員的重要工作內容，需要不斷探索、研究。要掌握“辦事的藝術”，把握好以下幾種關系：

　　正確處理過程與結果的關系

　　判斷辦事成功與否，是以結果為標準而不是以過程為標準。不過，沒有成功的過程，一般來說也不可能有成功的結果，很難想象辦一件事過程千瘡百孔、問題迭出，卻能得到好的結果。同樣，也不能以過程的成功來掩蓋結果上的瑕疵。

　　處理好這對關系，主要解決的是“其他都不錯，就差一點點”“沒有功勞也有苦勞”等思想誤區，防止“不思耕耘，只想收獲”的投機作風。在辦事過程中，重視既樹立“結果”導向，也在每一個步驟環節都追求精益求精，以可控的、正確的過程，確保得到預期結果，達到“水到渠成，瓜熟蒂落”的狀態。

　　正確處理獨立決斷與請示報告的關系

　　辦事過程中突然出現新情況，而領導沒有交代應對措施，怎么辦??

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