辦公室接電話禮儀
辦公室接電話禮儀 1
（一)電話鈴聲一響，應(yīng)盡快去接，最好是在想三聲后接起，接電話應(yīng)先自報(bào)家門，“您好，這里是X X公司×X部，請問找哪位?”；詢問時應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r候，根據(jù)對方的反應(yīng)再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，語調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。這樣，對方就會對你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔細(xì)傾聽對方的講話，把耳朵貼進(jìn)話筒。為了表示你在專心聆聽，并且已經(jīng)理解，你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準(zhǔn)備好紙和筆放在旁邊，重要的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要地記錄下來，同時，對著聽筒重復(fù)對方的話，以檢驗(yàn)是否理解得正確，如時間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。
(三)電話交談完畢時，應(yīng)盡量讓對方結(jié)束對話，若確需要自己來結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后，應(yīng)等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。
(四)選擇適當(dāng)?shù)臅r間。一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的時間，因?yàn)檫@時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對方辦公室，若確有必要往對方家里打時，應(yīng)注意避開吃飯或睡覺時間。
(五)首先通報(bào)自己的.姓名、身份。必要時，應(yīng)詢問對方是否方便，在對方方便的情況下再開始交談。
(六)在電話上談生意，時問觀念要強(qiáng)，要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小，以使對方聽得清楚，這是很關(guān)鍵的。
(七)如果要把對方的話做成備忘錄，最好是一邊重復(fù)對方的話，一邊做記錄，最后把記錄重復(fù)一遍，請對方確認(rèn)。當(dāng)然，電話的用語要謙虛恭敬。
(八)接到和自己業(yè)務(wù)不相關(guān)而又必須當(dāng)場給予答復(fù)的電話，除非自己確實(shí)有完整的咨料.否則.決不可信口開河，妄做決定。與其信口開河以抓住客人，不如據(jù)實(shí)回答以保公司的信譽(yù)。
(九)不要在外面打電話做聯(lián)絡(luò)。萬一真的有必要，通電話時應(yīng)該避免讓對方聽到背景聲音，例如咖啡店的音樂。另外，在沒有聯(lián)絡(luò)到對方時，要采取主動再聯(lián)絡(luò)的方法，而不要請接電話者留話要對方打電話過來。
此外，文員作為公司的職員，在使用電話時務(wù)必注意以下幾點(diǎn)禁忌：
1.不要在公司打私人電話；
2.少打長話。
辦公室接電話禮儀 2
隨著科技的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，人離不開電話，每天要接、打大量的電話。接打電話看似很容易，其實(shí)不然，接打電話大有講究，可以說是一門學(xué)問、一門藝術(shù)。辦公人員打接電話要給對方留下一個良好的印象，應(yīng)注意以下基本禮儀：
一、重要的第一聲。當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為，就會給對方留下完全不同的印象。要記住，接電話時，應(yīng)有“我代表單位形象”的意識。
二、要有喜悅的心情。打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的'語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象。在電話中，要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。
三、清晰明朗的聲音。打電話時不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
四、迅速準(zhǔn)確的接聽。現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，也應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福蝗綦娫掜懥嗽S久，接起電話只是“喂”了一聲，會給對方留下不好的印象。
五、認(rèn)真清楚的記錄。隨時牢記5w1h技巧，所謂5w1h是指①when何時②who何人③where何地④what何事⑤why為什么⑥how如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的，對接打電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5w1h技巧。
六、了解來電話的目的。上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，切不可敷衍，即使對方要找的人不在，不能只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。
七、掛電話前的禮貌。要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
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