在職場中禮儀
在職場中禮儀 篇1
儀表著裝
1、襯衣：領口與袖口潔凈?？凵巷L紀扣，不挽袖子。
2、領帶：端正整潔，不歪不皺，不宜過分華麗和耀眼。
3、西裝：整潔筆挺，不過分華麗。上口袋不要插筆，所有口袋不要因放置錢包、名片等物品而鼓起來。
坐姿
男士：一般從椅子的左側入座，緊靠椅背，挺直端正，雙手舒展或輕握于膝蓋上。不蹺二郎腿。
女性：雙腳交叉或并攏，雙手輕放于膝蓋上，嘴微閉，面帶微笑，兩眼凝視說話對象。
行走
男士：抬頭挺胸，步履穩健、自信。避免八字步。
女士：背脊挺直，雙腳平行前進，步履輕柔自然，避免做作?？捎壹绫称ぐ殖治募A置于臂膀間。
握手
1、手要潔凈、先問候再握手。伸出右手，手掌呈垂直狀態，五指并攏，握手3秒左右。
2、與多人握手時，遵循先尊后卑、先長后幼、先女后男的原則。
3、若戴手套，先脫手套再握手。切忌戴著手套握手或握完手后擦手。
4、握手時注視對方，不要旁顧他人他物。用力要適度，切忌手臟、手濕、手涼和用力過大。
5、與異性握手時用力輕、時間短，不可長時間握手和緊握手。
介紹
自我介紹
a、在不妨礙他人工作和交際的情況下進行。
b、介紹的.內容：公司名稱、職位、姓名。
c、給對方一個自我介紹的機會。
介紹他人
a、順序：把職位低者、晚輩、男士、未婚者分別介紹給職位高者、長輩、女士和已婚者。
b、介紹時不可單指指人，而應掌心朝上，拇指微微張開，指尖向上。
c、被介紹者應面向對方。介紹完畢后與對方握手問候，如：您好！很高興認識您！
d、避免對某個人特別是女性的過分贊揚。
稱呼
1、國際慣例：稱男性為先生，稱未婚女性為小姐，稱已婚女性為女士、夫人和太太。
2、、據行政職務、技術職稱、學位、職業來稱呼。
名片
1、雙手遞交名片，將名片放置手掌中，用拇指夾住，其余四指托住名片反面，名片文字正向對方，一邊對方觀看，同時用敬語表達友好之情。
2、接拿名片：雙手接拿，認真過目，然后放入自己名片夾的上端。
3、同時交換名片時，可右手遞名片，左手接名片。
電梯
1、先按電梯，讓他人先進。若不止一人時，可先進電梯，一手按“開”，一手按住電梯側門。
2、進入電梯后，按下他人要去的樓層數。
3、側身面對客人。如無旁人，可略做寒暄。如有他人，應主動詢問去幾樓，并幫忙按下。
4、讓他人先出電梯。
在職場中禮儀 篇2
1、高分貝的聲音
辦公室是一個公共區域，不論您是在交談還是電話中，您的聲音都不能高于辦公室中聲音分貝的平均線，如果高出了，不僅影響他人工作，而且還會被人打上“不成熟、很討厭”的標簽。
2、沒有眼色
不論在電梯中、外出洽公、商務宴請中，當您與老板或上司同行，此時一定要想老板之所想，鞍前馬后照顧周到，試想當老板拿著一推推東西，您卻空著手，相信角色互換后您也不會開心。
3、面對上司的尊稱
如果上司或者老板是您某某某，這時不管平日里關系多好，多鐵，在公司時都不能直呼其名，而是帶著稱謂，如郭董、李總等等，私下另說，因為在公司時不只關乎您和上司或老板兩人，而是您的行為全公司都看著呢。
4、禮貌
現代辦公室一般是好多公司或者一家公司好多部門公用辦公樓，出行禮貌問好不可少，但千萬注意不能僅限于自己熟悉的圈子人才問好或者幫忙按電梯之類，即使不熟悉也應做到以上事。
5、會議時間不合理
這個時間指您到達會議室的時間，如果太早到，主辦方如有其它事務就會感到為難，太晚到顯得不尊重對方，最好是在會議開始前5~10分鐘的樣子到達會議現場。
6、不飲用對方給的茶水
到老板辦公室或者客戶處，對方給您倒茶水，看似簡單的事情，如果您謙虛，拘謹的不去飲用，這會被視為不禮貌，即使再不口渴，您也要淺嘗一口，以示尊重。
7、私人電話
上班時間難免會有私人事務處理，電話是其中之一，那么當私人電話響起時應盡量做到短時間（1~3分）完電話，不能過多的占用工作時間。
8、謙遜表述
這是職場中的大忌，雖然您自己是謙虛的表達“我的想法還不成熟，建議大家做個參考”，少兜圈子直接了當表達想法，否則，會被打上“不自信”的標簽。
職場禮儀中的注意事項
一不要反過來灌上司喝酒
我第一次陪老板出去吃飯，辦公室的一個前輩說，有人給老板灌酒的時候要幫老板擋酒。所以我按照前輩的箴言，吃飯的時候很主動地接對方遞過來酒。幾杯過后老板倒是清醒得很，我就頭有點小暈了。
敬完了客戶，走到老板面前讓老板也一起喝，看到我這樣老板只能硬著頭皮喝。第二天清醒了后，我把吃飯的過程告訴前輩，前輩便數落我不懂事，哪有一邊幫老板擋酒，一邊還給老板灌酒的。
二不要兩手空空地去吃飯
辦公室小K突然說請吃飯，還說會帶女朋友過來。吃飯的地方是個挺高級的餐廳，吃到了一半，小K摟著女朋友站起來，說今天其實是他們倆訂婚的日子，因為不想太高調，所以就請同部門的同事聚一下。其他同事紛紛拿出了自己或者幾個湊份子買的禮物送給他們，只有我像個外星人一樣，張大了嘴巴，瞪圓了眼睛，可以想象兩手空空的我在那種場合是多么尷尬！想想也是，我既然知道沒人會平白無故的請客，怎么還會傻到兩手空空地去吃飯！
三不要太放縱自己
我們新來的那個女同事就比較放得開。那次公司搞活動一起出去旅游，大家入座吃飯頂多也就是談笑風生，沒想到那女孩主動移到老總身邊，用夾生的.韓語一遍一遍去敬酒。幾杯下肚開始手舞足蹈，放大了膽子把手搭在老總身上。自那以后，這位新來的女同事沒得到多少人緣，大家都私底下不屑與這樣的“亂性者”為伍。而另一頭，老總似乎也沒有如她設想那般對她有特殊照顧，而是“談此女色變”
職場禮儀的基本常識
同事相處的禮儀真誠合作。接待單位各部門的工作人員都要有團隊精神，真誠合作，相互盡可能提供方便，共同做好接待客人的工作。寬以待人。在工作中，對同事要寬容友善，不要抓住一點糾纏不休，要明了“人非圣賢，孰能無過”的道理。公平競爭。不在競爭中玩小聰明，公平、公開競爭才能使人心服口服，應憑真本領取得競爭勝利。主動打招呼。每天進出辦公室要與同事打招呼；不要叫對方小名、綽號，也不要稱兄道弟或以肉麻的話稱呼別人。誠實守信。對同事交辦的事要認真辦妥，遵守誠信。如自己辦不到應誠懇講清楚。
1、與上級相處的禮儀
尊重上級。樹立領導的權威，確保有令必行。不能因個人恩怨，而泄私憤、圖報復，有意同上級唱反調，有意損害其威信。支持上級。只要有利于事業的發展，有利于接待工作，就要積極主動地支持上級，配合上級開展工作。理解上級。在工作中，應盡可能地替上級著想，為領導分憂。不管自己同上級的私人關系有多好，在工作中都要公私分明。不要有意對上級“套近乎”、溜須拍馬；也不要走另一個極端，不把上級放在眼里。上下級關系是一種工作關系，自己作下屬時，應當安分守己。
2、匯報和聽取匯報的禮儀
遵守時間。匯報工作時要遵守時間，不提早，也不推遲。注意禮貌。先敲門經允許后才進門匯報。匯報時要注意儀表、姿態，做到文雅大方、彬彬有禮。語言精煉。匯報時口音清晰，聲音適當，語言精煉，條理清楚。匯報結束后應等到上級示意后才可告辭。告辭時要整理好自己的物品和用過的茶具、座椅。當上級送別時，要主動說“謝謝”或“請留步”。聽取下級匯報時，也應遵行以下禮儀：守時。如果已約定時間，應準時等候，如有可能可稍提前一點時間，并作好記載要點的準備以及其他準備。及時招呼匯報者進門入座。不可居高臨下，盛氣凌人。善于傾聽。當下級匯報時，可與之目光交流，配之以點頭等表示自己認真傾聽的體態動作。對匯報中不甚清楚的問題及時提出來，要求匯報者重復、解釋，也可以適當提問，但要注意所提的問題不至于打消對方匯報的興致。不要隨意批評、拍板，要先思而后言。聽取匯報時不要頻繁看表或打呵欠、做其他事情等不禮貌的行為。要求下級結束匯報時可以通過合適的體態語或用委婉的語氣告訴對方，不能粗暴打斷。當下級告辭時，應站起來相送。如果聯系不多的下級來匯報時，還應送至門口，并親切道別。
3、
使用電話禮儀隨著現代通訊設施的發展，電話在人們生活中的使用越來越普及，接待部門更是如此。在電話接聽、撥打服務中，都應及時、準確、語言規范。
?。?）接聽電話禮儀電話鈴響應立即去接，一般電話鈴響不超過三次。首先致以簡單問候。如“早上好”或“您好”，語氣柔和親切。外線電話報單位名稱，內線電話報部門或崗位名稱。然后認真傾聽對方的電話事由，如需傳呼他人。應請對方稍候；如是對方通知或詢問某事，應按對方要求逐條記下，并復述或回答對方，記下時間、地點和姓名。最后對對方打來電話表示感謝，等對方放下電話后，自己再輕輕放下。
?。?）撥打電話禮儀首先將電話內容整理好，正確無誤查好電話號碼后向對方撥出號碼。對方接聽后應致以簡單問候，并作自我介紹。然后說明要找的通話人的姓名或委托對方傳呼要找的人，如確定對方為要找的人應致以簡單的問候。接著按事先準備的通話內容逐條講述，確認對方明白或記錄清楚后，應致謝語、再見語。最后等對方放下電話后自己再輕輕放下。
?。?）通話時的聲音禮儀
首先，咬字要準確。通話時如果咬字不準，含含糊糊，就難讓人聽清聽懂。
其次，音量調控。音量過高會令人耳鼓欲裂；音量過低，聽起來含糊不清。
第三，速度適中。通話時講話的速度應適當的放慢，不然就可能產生重音。
最后，語句簡短。通電話時所使用的語句務必精煉簡短，不僅可以節省對方的時間，而且會提高聲音的清晰度。
在電話接聽過程中要特別注意避免以下不禮貌現象出現：
無禮。接待人員接聽電話時不以禮相待，或電話鈴響遲遲不接，或者對客人的來電內容追根問底，或表示出不耐煩的情緒等等。
傲慢。接電話時盛氣凌人，語氣不好。有氣無力、不負責任。在接待中無精打采，有氣無力，對客人的電話不負責任，承諾不兌現。
急躁。接聽電話時不等對方說完自己搶話說，或一口氣說得太多太快，或未等對方把話講完就掛機。
優柔寡斷、拖泥帶水?；卮饘Ψ降膯栴}似是而非，猶猶豫豫，毫無把握。態度粗魯、語言生硬。如連續聽到幾個打錯的電話便出口傷人。
4、接待來訪的禮儀來訪者進入辦公室時應馬上站立，由桌后走出并握手問好。如當時正在接電話應馬上結束通話，或請客人稍等，并表歉意。若客人先到，應表示歉意并簡單解釋延誤原因?？腿俗ㄖ笤僮腿穗x開時應站立并送客人至門口或電梯處?？腿酥v話時要認真耐心聽，中途不要做其它接聽撥打電話之類的事。不要隨意拍板，不要輕易許諾。不同意對方觀點，要克制惱怒。如果會見時出現某些使你為難的場面，可以直截了當地拒絕某一要求，也可以含蓄地暗示自己無法做到，或者干脆說明自己的難處來回避你不愿談的問題。無論采取哪種方式都得注意禮貌用語和神態。
5、搭乘電梯的禮儀在電梯門口處，如有很多人在等候，此時不要擠在一起或擋住電梯門口，以免妨礙電梯內的人出來。先讓電梯內的人出來之后方可進入，不可爭先恐后。男士、晚輩或下屬應站在電梯開關處提供服務，讓女士、長輩或上司先行進入電梯，隨后自己再進入。與客人一起搭乘電梯時，應為客人按鍵，并請其先進出電梯。電梯內不可抽煙，不能亂丟垃圾、吐痰，并盡量少說話。在電梯里，盡量站成“凹”字形，挪出空間，以便讓后進入者有地方可站。即使電梯中的人都互不相識，站在開關處者，也應做開關的服務工作。
在職場中禮儀 篇3
1、若別人向你索要名片，而你不想給時，要用委婉的方法表達，不能直接回絕。
2、名片遞送的順序：一般由職位低者先向職位高者、晚輩先向長輩、男士先向女士遞上名片，然后再由后者予以回贈；在向多人遞送名片時應由尊而卑、由近而遠，按順時針依次進行。
3、名片遞送時應面帶微笑，將名片的正面朝向對方，用雙手的拇指和食指分別持握名片上端的兩角送給對方并說寒暄語。遞接名片時，如果是單方遞、接，應用雙手；如果是雙方同時交換名片，應右手遞，左手接。不要用手指夾著給人，在遞送名片時，如果是坐著，應起身或欠身。
4、看完后要妥善收好名片，不可在手中擺弄或隨意放在桌上。
5、如果暫放在桌面上，切忌在名片上放其他物品，更不要在離開時漏帶名片。
6、不要在他人名片上寫不相關的東西；出席職場社交活動，要記住帶名片。遞接名片的禮儀規范——名片的放置隨身攜帶的名片應放在名片夾里或西裝上衣內側口袋或公文包里。將名片放于其他口袋尤其是后褲袋、裙兜或錢夾里是失禮的`行為。最好將他人的名片與自己的名片分開放置。
在職場中禮儀 篇4
一、修飾與衣著
修飾是指女士穿戴不要太華麗了，太耀眼了，如果這樣去面試，我想機會就已經了了無幾了。因為你是來工作的，要莊重，不要給人一種浮的感覺。我覺得不化妝也不太好，最起碼要化些淡妝，這也是對別人尊重的一種做法。想想看打扮的整整潔潔是不是讓別人看上去很舒服呀！你想如果一個老農民和一個西裝革履的人，找你談判，你是不是要選擇那個西裝革履的人呀！ 當面試時，有的人說："面試時，不就是到那天從里到外都換上新衣服，穿的整整齊齊的，然后到發廊整理一下頭型嗎？"其實這樣做是不對的。
一、會讓人一看就知道你提前準備了，有的時候連剛打上去的發膠還在頭上呢，一看就知道你是剛從發廊里出來的。
二、由于剛穿上新衣服，一切都是新的，你會有一種很不舒服的感覺，所以你最好要提前一、兩天就穿上，適應一下。也就是面試前要提前一、兩天做好準備。 面試時要多帶幾份簡歷，因為你交到面試官那的已經訂成厚厚的一打了。他要看你的簡歷還要翻找一下才能找到，這時你就要拿出你已提前多準備的簡歷給他，他會覺得的很舒服的。當面試完后要給面試官寫感謝信，雖然現在有許多人一般都不寫，但這是禮儀，我還是希望大家寫，你想別人都不寫，你寫了是不是會引起注意呀。在面試或會議時要帶上比較精致皮面的筆記本，還有好的筆，不要隨便找一個本或筆。 面試時要提前半小時去，先與他們的總臺人熟悉一下，總臺是個很關鍵的人物，多打聽一下有關將要面試你的上級的消息。如稱呼等。有一次一位王女士，接了一個電話說：你好，我是XX公司的王浩，請你明天九點到我們公司來接授面試。第二天，他八點半就到了，和總臺服務員聊了一會，服務員打了一個電話，說"王總，王小姐到了"，這時她才知道，原來給她打電話的就是王總呀！在這之前她還把這個人當成小人物呢？因為一般打電話通知的都是小人物或員工做的事。所以她進去面試時，說了你好！王總。你想想假如她說，你好，王浩！王總會怎么個想法，"王總"叫了幾年了，都已經叫習慣了，突然叫他王浩，他能夠習慣嗎？
二、自我介紹。
應籌式：在不太重要的場合。如在火車上等場合只要說出叫什么名字就可以了，不必報上職務等。 工作式：你好，我是XX公司的XX經理。
交流式：你好，我是XX，請多多關照，或送上名片。比較隨便。
禮儀式：如：開學儀式，升旗儀式等等。比較莊嚴。
三、眼神
時間：與別人談話30分鐘時，如果只有10分鐘以內對方是看著你的，說明他在輕視你。如果10分鐘至20分鐘之間，說明他對你是友好的。20分鐘至30分鐘說明兩種情況：一、重視。二、敵視。也就是與別人談話時眼睛要注視談話時間的2/3。
部位：額頭上，屬于公務型注視。不太重要的事情和時間也不太長的情況下。 眼睛上，屬于關注型注視。 睛睛至唇部，屬于社交型注視。 眼睛到胸部，屬于親密型注視。
角度：平視，表示平等。斜視，表示失禮。 俯視：從上往下看，輕視別人。
四、面容
有的時候皺眼眉，表示不奈。撅著嘴表示生氣。"噢"?表示驚呀！ 五、笑容 要學會微笑。微笑很重要，誰喜歡天天面對著冷冰冰一點笑容的人呀。像儲蓄所、銀行的職員，當你去取錢時，他們是不是很冷冰冰的，一點笑容也沒有。像別人欠他們什么似的，感覺不太好吧，其實那是他們的職業病，已經習慣了。下面我給你們講一個故事： 以前有一家公司讓他們的員工去拿一份重要的`材料，結果去的都被罵了回來。老板就把這個任務交給了小李，小李很愁呀！但這份材料不拿還不行，結果還是去了。到那時，只見那位科長還在破口大罵呢？這時小李什么也沒有說，只是微笑、微笑還是微笑，嘴里說著："噢？這樣呀？是嗎？"，只是點著頭微笑著。后來，那個吳科長罵了一陣子的時候，小李說："吳科長，你很會善于表達你內心里的憤怒呀！"。后來，吳科長看了看小李說："嗯！這小伙子不錯！我也不為難你了，你就拿回去吧！"，就這樣別人沒有拿到的，他卻拿到了。 六、需要避免的身體語言。 當與別人談話時不要雙手交叉，身體晃動，一會傾向左邊，一會傾向右邊，或是摸摸頭發、耳朵、鼻子給人以你不耐煩的感覺。一邊說話一邊在玩筆，有的人特別喜歡轉筆，好像在炫耀，你看我轉的多酷呀！也不要拿那個筆來回的按。雖然與同輩之間還算說的過去吧，但是跟長輩談話時這樣做是很不禮貌的。
在職場中禮儀 篇5
職場禮儀中的言行舉止
語言
?。ㄒ唬┺k公用語。公務員用語力求文雅、準確、易懂，語氣和藹、謙遜；推廣和使用普通話；用詞文雅，使用約定俗成的問候語、請托語、委婉語等禮貌用語，不講臟話、粗話；注意語氣，做到熱情、親切、和藹、友善、耐心，不得生硬、急躁、嘲諷。
?。ǘ┓Q謂。采用正規稱呼，一般以職務、職稱、“同志”、“先生”、“女士”等相稱。不得采用低級庸俗、簡化性或具有地域性的稱呼。
?。ㄈ┙徽?。熱情、謙虛、有禮，尊重對方，理解對方。交談時，集中注意力，認真傾聽，正確判斷，不開過分的玩笑，不傳播不利于團結的言論。善于借用手勢、面部表情等輔助性動作來表達談話的內容，但動作不得過多，幅度不得過大。語氣不得生硬，語調不得高尖、傲慢。
舉止
?。ㄒ唬┠抗狻Ｅc人交談時，應友善地注視對方，眼神認真、坦誠、友善，注意視線接觸的時間、停留的部位和眼神的變化。
?。ǘ┍砬?。表情自然，態度和藹，堅持微笑服務。微笑時，精神飽滿、親切、甜美。
（三）手勢。手勢宜少不宜多，避免用手指著人說話、手指在桌上亂寫亂畫等不當手勢。
?。ㄋ模┱咀?。挺直、舒展，眼睛平視前方，嘴微閉，手臂自然下垂，兩腿稍微分開。忌把手插在褲袋里或交叉在胸前，或兩腿分開幅度過大、屈腿，或斜靠在辦公桌等。
?。ㄎ澹┳?。文雅、端莊。女士雙膝并攏，手放在雙腿中間或上面，若穿裙子時，要用雙手捋平后裙擺后坐下，并整理好裙子。男士雙膝可適當分開。
?。┬凶恕Ｌь^、挺胸、收腹，身體重心稍向前傾，雙肩放松，雙臂自然前后擺動，腳步輕而穩，目光自然前視。
言談禮儀的具體要求
一、交談的要求
?、僖獜谋匾暮验_始。
如果是熟人、老友，可以先談談別后的情況和現在各自的情況，再轉入正題交談。就不必來客套話，否則反而生疏、做作，使人不自然。
如果是初次見面，則不妨各自作個簡單的介紹，從工作單位、家庭成員、鄉土風俗等談起，待氣氛融洽后，再“言歸正傳”，根據各人興趣和喜愛，所見所聞，將話題拓寬。
如果初次見面，便單刀直入，往往會讓人感到突兀，認為此人太粗魯、無教養，使人反感，這就勢必影響交談的效果。
②要態度真誠，親切自然。
交談時，如果應情假意，言不由衷，搞“外交辭令”，就會出現“話不投機半句多”的尷尬局面。所以，交談時，不要裝腔作勢，夸夸其談；不要胡亂恭維、贊美別人；或者一會兒這樣說，一會兒又那樣說；不要向別人夸耀自己的成功，轉彎抹角地自我吹噓。否則，容易使當事者反感。
交談時，聽到夸獎話，應表示謙遜，以掩飾的方法來表現自己的優點；聽到批評逆耳之言，不要表現出不高興和過多的解釋；回答問話時，要表現出善良、友好的誠意。
③要神情專注。
交談時，雙方神態要既自然，又專注，應正視對方，認真傾聽，切忌東張西望，似聽非聽，或者翻閱書報，甚至自顧自處理一些與交談無關的事務，這是極不禮貌的表現，它將會嚴重破壞談話的氣氛。
同時，也不要隨意打哈欠、伸懶腰，做出一副疲憊不堪的樣子，或者不時看看鐘表，顯得心不在焉，這會給對方留下較慢的印象。
?、芤榫w交流。
交談要注意反饋。當一方在闡發自己的意見時，另一方要通過適當的眼神、手勢或其它形體語讓對方感覺到你在認真傾聽，或及時適當地使用一些語氣詞，或簡單的語句進行反饋，如“啊”“是嗎？”“那太好了！”“講得對?！钡鹊葋砗嫱袖秩菊勗挌夥?，激發對方談興，如果讓一方滔滔不絕，自己卻如泥塑木雕一般，對他方談話不置可否，這也是失禮的表現，同時也損害了自身的形象
二、交談的主題以提問的方式進行引導
三、交談的方式
1.雙向共感。
2.神態專注。
3.施詞委婉。
4.禮讓對方。
5.聆聽藝術
職場言談禮儀規范
一、尊重他人
談話是一門藝術，談話者的態度和語氣極為重要。有人談起話來滔滔不絕，容不得他人插嘴；有人為顯示自己的伶牙俐齒，總是喜歡用夸張的語氣來談話，甚至不惜危言聳聽；有人以自我為中心，完全不顧他人的喜怒哀樂，一天到晚談的只有自己。這些人給人的柑橘為只是傲慢、放肆、自私，因為不懂得尊重別人。
二、談吐文明
談話中使用外語和方言，需要顧及談話的對象以及在場的其他人。假如有人聽不懂，那就最好別用。不然就會使他人感到是故意賣弄學問或有意不讓他聽懂。當談話者超過三人時，應不時同其他所有人都談上幾句話，不要搞“酒逢知己千杯少，話不投機半句多”而冷落了某個人。
三、溫文爾雅
有人談話得理不讓人，天生喜歡抬杠；有人則專好打破砂鍋問到底，沒有什么是不敢談、不敢問的。這樣做都是失禮的。在談話時要溫文爾雅，不要惡語傷人，諷刺謾罵，高聲辯論，糾纏不休。在這種情況下即使占了上風，也是得不償失的。
四、話題適宜
當選擇的話題過于專，或不被眾人感興趣，聽者若面露厭倦之意，應立即止住，而不宜我行我素，當有人出面反駁自己時，不要惱羞成怒，而應心平氣和地與之討論。不論生人熟人，如一起相聚，都要盡可能談上幾句話。在談話過程中因故急需退場，應向在場者說明原因，并致歉意，不要一走了之。談話中的.目光與體態是頗有門道的。談話時目光應保持平視，仰視顯得謙卑，俯視顯得傲慢，均應當避免。談話中應用眼睛輕松柔和地注視對方的眼睛，但不要眼睛瞪得老大，或直愣愣地盯住別人不放。以適當的動作加重談話的語氣是必要的，但某些不尊重別人的舉動不應當出現。例如揉眼睛，伸懶腰、挖耳朵，擺弄手指，活動手腕，用手指向他人的鼻尖，雙手插在衣袋里，看手表，玩弄鈕扣，抱著膝蓋搖晃等，這些舉動都會使人感到心不在焉，傲慢無禮。
五、善于聆聽
談話中不可能總處在“說”的位置上，只有善于聆聽，才能真正做到有效的雙向交流。聽別人談話要全神貫注，不可東張西望，或顯出不耐煩的表情。應當表現出對他人談話內容的興趣，而不必介意其他無關大局的地方，例如對方濃重的鄉音或讀錯的某字。聽別人談話就要讓別人把話講完，不要在別人講得正起勁的時候，突然去打斷。假如打算對別人的談話加以補充或發表意見，也要等到最后。在聆聽中積極反饋是必要的，適時地點頭、微笑或簡單重復一下對方談話的要點，是令雙方都感到愉快的事情，適當地贊美也是需要的。參加他人正在進行的談話，應征得同意，不要悄悄地湊上前去旁聽。有事要找正在談話的人，也應立于一旁，當他談完之后再去找他。
六、以禮待人
談話不必刻意追求“語不驚人死不休”的轟動效應，以禮待人，善解人意才是最重要的。一個人在談話中，如果對待上級或下級、女士或男士、外國人或中國人，都能夠一視同仁，給予同樣的尊重，才是一個最有教養的人。
在職場中禮儀 篇6
舉止，指的是人們的在外觀上可以明顯地被覺察到的活動、動作，以及在活動、動作之中身體各部分所呈現出的姿態。有時，它也叫舉動、動作、儀姿、儀態或姿態。在一般情況下，它主要是由人的肢體所呈現出的各種體態及其變動所組成。在現實生活之中，人們正是通過身體的種種不同的姿勢的變化，來完成自己的各項活動的。
人的舉止，在日常生活里時刻都在表露著人的思想、情感以及對外界的反應，雖然它可能是自覺的，也可能是不自覺的。社交禮儀因此而將舉止視作人類的一種無聲的語言，又稱第二語言或副語言。正如達芬奇所言：從儀態了解人的內心世界，把握人的本來面目，往往具有相當的準確性與可靠性。
作為無聲的語言，舉止一般情況下叫體態語言，簡稱體態語或體語。它的特點有三：一是連續性，即其過程連續不斷，不可分割。二是多樣性，即傳遞同一信息時，可以多種舉止并行。三是可靠性，即相對于口語而言，它更多是無意識的，因而對人的'內心世界的反應更加可信。
在人際交往中，舉止在人的相互溝通中作用甚大。具體來講，表現在以下五個方面。其一，是表露功能。即它可以表達口語難以表達的信息，使雙方免于受窘。其二，是替代功能。即它可以替代口語，直接與對方交流、溝通。其三，是輔助功能。即它可以輔助口語，使人言行一致，思想得以強化，被表達得更清楚，更深刻。其四，是適應功能。即它可以適應本人的心理、生理需要。其五，是調節功能。即它可以發出暗示，調節雙方關系，使對方作出積極反應。
社交禮儀要求，人們在人際交往中，尤其是在正式場合，要遵守舉止有度的原則。其含義，是要求人們的舉止合乎約定俗成的行為規范，做到坐有坐相，站有站相。具體說來，則是要求人的行為舉止要文明、優雅、敬人。
所謂文明，是要求舉止自然、大方，并且高雅脫俗，藉以體現出自己良好的文化教養。
所謂優雅，是要求舉止規范美觀，得體適度，不卑不亢，賞心悅目，風度翩翩，雋永嬌好，頗具魅力。
所謂敬人，則是要求舉止禮敬他人，可以體現出對對方的尊重，友好與善意。
根據社交禮儀的規范，應注意的舉止禮儀主要涉及手姿、立姿、坐姿、行姿。
在職場中禮儀 篇7
女性職場的特點決定職場禮儀的重要性，職場禮儀指在工作時間和工作范圍之內應遵的禮儀，它的功能是針對每個人的工作態度和工作方向進行指導。最基本的禮儀包括：職場相處禮儀，與上級相處禮儀，電話禮儀，語言禮儀，接待禮儀，電梯禮儀等。
職場相處禮儀，主要指與人溝通和接觸的注意事項，還有所要具備的原則。
1、協作精神，職場上的工作，靠的是團隊精神，員工沒有協作就只能使事情復雜化。
2、寬以待人，在工作中，對同事要寬容友善，不要抓住一點糾纏不休，要明了人非圣賢，孰能無過的道理。
3、公平競爭，職場的競爭最好通過自己的努力，公平、公開才能使人心服口服，應憑真本領取得競爭勝利。不然你跟同事的關系就會變的很不和諧。
4、禮貌打招呼，每天進出辦公室要與同事打招呼；
不但表示禮貌還可怎進同事關系，切記不要叫對方小名、綽號，也不要稱兄道弟或以肉麻的話稱呼別人。
5、誠實守信，對同事交辦的事要認真辦妥，遵守誠信。如自己辦不到應誠懇講清楚。
與上級相處的禮儀
1、尊重上級，樹立領導的權威，確保有令必行。不能因個人恩怨，而泄私憤、圖報復，有意同上級唱反調，有意損害其威信。
2、公私分明，不管自己同上級的私人關系有多好，在工作中都要公私分明。
3、理解上級，在工作中，應盡可能地替上級著想，為領導分憂。
4、支持上級，只要有利于事業的發展，有利于接待工作，就要積極主動地支持上級，配合上級開展工作。
電話禮儀
電話是職場不可缺少的溝通工具。但不管是打電話，還是接電話，都應及時、準確、語言規范。
接聽電話禮儀
電話鈴響應立即去接，一般電話鈴響不超過三次。
首先致以簡單問候。如早上好或您好，語氣柔和親切。然后認真傾聽對方的電話事由，如需傳呼他人。應請對方稍候；
如是對方通知或詢問某事，應按對方要求逐條記下，并復述或回答對方，記下時間、地點和姓名。最后對對方打來電話表示感謝，等對方放下電話后，自己再輕輕放下。
撥打電話禮儀
撥打電話之前要先整理好將要講的說辭，正確無誤查好電話號碼后向對方撥出號碼。對方接聽后應致以簡單問候，并作自我介紹。然后說明要找的通話人的姓名或委托對方傳呼要找的人，如確定對方為要找的人應致以簡單的問候。
接著按事先準備的通話內容逐條講述，確認對方明白或記錄清楚后應致謝語、再見語。最后等對方放下電話后自己再輕輕放下。
電話語言禮儀
打電話時，一定要咬字準確，說話含糊不清，別人就無法明白你的意思。音量適中，音量過高會令人耳鼓欲裂；
音量過低，聽起來含糊不清。
速度適中，通話時講話的速度應適當的放慢，不然就可能產生重音。語句務必精煉簡短，不僅可以節省對方的'時間，而且會提高聲音的清晰度。
接待禮儀
有來訪者進入辦公室時應馬上站立，由桌后走出并握手問好。如當時正在接電話應馬上結束通話，或請客人稍等，并表歉意。若客人先到，應表示歉意并簡單解釋延誤原因。
客人坐定之后再坐，客人離開時應站立并送客人至門口或電梯處。
客人講話時要認真耐心聽，中途不要做其它接聽撥打電話之類的事。
不要隨意拍板，不要輕易許諾。不同意對方觀點，要克制惱怒。
如果會見時出現某些使你為難的場面，可以直截了當地拒絕某一要求，也可以含蓄地暗示自己無法做到，或者干脆說明自己的難處來回避你不愿談的問題。注意禮貌用語和態度。
電梯禮儀
在電梯門口處，如有很多人在等候，此時不要擠在一起或擋住電梯門口，以免妨礙電梯內的人出來。先讓電梯內的人出來之后方可進入，不可爭先恐后。
男士、晚輩或下屬應站在電梯開關處提供服務，讓女士、長輩或上司先行進入電梯，隨后自己再進入。
與客人一起搭乘電梯時，應為客人按鍵，并請其先進出電梯。
電梯內不可抽煙，不能亂丟垃圾、吐痰，并盡量少說話。
在電梯里，盡量站成凹字形，挪出空間，以便讓后進入者有地方可站。
即使電梯中的人都互不相識，站在開關處者，也應做開關的服務工作。
在職場中禮儀 篇8
著裝的TOP原則
TOP是三個英語單詞的縮寫，它們分別代表時間(Time)、場合(Occasion)和地點(Place)，即著裝應該與當時的時間、所處的場合和地點相協調。
時間原則
不同時段的著裝規則對女士尤其重要。男士有一套質地上乘的深色西裝或中山裝足以包打天下，而女士的著裝則要隨時間而變換。白天工作時，女士應穿著正式套裝，以體現專業性;晚上出席雞尾酒會就須多加一些修飾，如換一雙高跟鞋，戴上有光澤的佩飾，圍一條漂亮的絲巾;服裝的選擇還要適合季節氣候特點，保持與潮流大勢同步。
場合原則
衣著要與場合協調。與顧客會談、參加正式會議等，衣著應莊重考究;聽音樂會或看芭蕾舞，則應按慣例著正裝;出席正式宴會時，則應穿中國的傳統旗袍或西方的長裙晚禮服;而在朋友聚會、郊游等場合，著裝應輕便舒適。試想一下，如果大家都穿便裝，你卻穿禮服就有欠輕松;同樣的，如果以便裝出席正式宴會，不但是對宴會主人的不尊重，也會令自己頗覺尷尬。
地點原則
在自己家里接待客人，可以穿著舒適但整潔的休閑服;如果是去公司或單位拜訪，穿職業套裝會顯得專業;外出時要顧及當地的傳統和風俗習慣，如去教堂或寺廟等場所，不能穿過露或過短的服裝。
職業女性著裝四講究
整潔平整
服裝并非一定要高檔華貴，但須保持清潔，并熨燙平整，穿起來就能大方得體，顯得精神煥發。整潔并不完全為了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態的第一要務。
色彩技巧
不同色彩會給人不同的感受，如深色或冷色調的服裝讓人產生視覺上的收縮感，顯得莊重嚴肅;而淺色或暖色調的服裝會有擴張感，使人顯得輕松活潑。因此，可以根據不同需要進行選擇和搭配。
配套齊全
除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協調為好，帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。
飾物點綴
巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用，給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多，否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時，應盡量選擇同一色系。佩戴首飾最關鍵的就是要與你的整體服飾搭配統一起來。
總之，穿衣是“形象工程”的大事。西方的服裝設計大師認為：“服裝不能造出完人，但是第一印象的80%來自于著裝?！币虼?，大家都不可以掉以輕心哦!
職場中的男生著裝禮儀
西服與襯衫相配
面料:正裝襯衫主要以高支精紡的純棉、純毛制品為主?；w、真絲、純麻不宜選擇。
色彩:正裝襯衫必須為單一色彩，白色較多，藍、灰、棕也可考慮。
圖案:正裝襯衫無任何圖案為佳。較細的豎條襯衫在一般性商務活動中可以穿著，但必須禁止同時穿豎條紋的西裝。
衣袖:長袖襯衫袖子要露出1-2厘米左右。穿西裝時襯衫袖口一定要扣上。
衣領:正裝襯衫的領型多為方領、短領和長領。要根據本人的臉型、脖長、領帶結的大小來選擇。襯衫領應高出西裝領1厘米左右。若不系領帶，襯衫的領口應敞開。打領帶的話，上面扣子要系上。
領帶的選擇
領帶一般要注意和西裝、襯衫協調。領帶的顏色，正式場合最好選單一顏色，不要有花紋的，可以選跟西裝一個顏色，如藍西裝打藍色的領帶，灰西裝打灰色的領帶;此外，紫紅色領帶比較莊重而熱情。如果有圖案的，要簡潔。
扣子系法
單排扣:下面的.那?？圩佑肋h不系或系中間的扣子。就坐后，上衣鈕扣可以解開，以防衣服走樣。如果單排扣上衣，里面穿了背心或羊毛衫，站的時候可以不系扣子。
雙排扣:西裝要求把所有能系的鈕扣統統系上。
必須穿皮鞋
鞋的選擇也很重要。俗話說:腳底無好鞋，顯得窮半截，可見起重要性。我們常用西裝革履來形容一個人的正規打扮，所以，在正規場合穿西裝就一定要穿皮鞋，不能穿涼鞋、布鞋、球鞋。而且首選黑色系帶牛皮鞋，偶爾也可穿深棕色皮鞋，鞋面一定要整潔光亮。
談吐禮儀知識的職場交際
(一)從禮儀上說，說話時與對方離得過遠，會使對話者誤認為你不愿向他表示友好和親近，這顯然是失禮的。然而如果在較近的距離和人交談，稍有不慎就會把口沫濺在別人臉上，這是最令人討厭的。有些人，因為有湊近和別人交談的習慣，又明知別人顧忌被自己的口沫濺到，于是先知趣地用手掩住自己的口。這樣做形同“交頭接耳”，樣子難看也不夠大方。因此從禮儀角度來講一般保持一兩個人的距離最為適合。這樣做，既讓對方感到有種親切的氣氛，同時又保持一定的“社交距離”，在常人的主觀感受上，這也是最舒服的。
(二)恰當地稱呼他人無論是新老朋友，一見面就得稱呼對方。每個人都希望得到他人的尊重，人們比較看重自己業已取得的地位。對有頭銜的人稱呼他的頭銜，就是對他莫大的尊重。直呼其名僅適用于關系密切的人之間。你若與有頭銜的人關系非同一般，直呼其名來得更親切，但若是在公眾和社交場合，你還是稱呼他的頭銜會更得體。對于知識界人士，可以直接稱呼其職稱。但是，對于學位，除了博士外，其他學位，就不能作為稱謂來用。
(三)善于言辭的談吐不管是名流顯貴，還是平民百姓，作為交談的雙方，他們應該是平等的。交談一般選擇大家共同感興趣的話題，但是，有些不該觸及的問題：比方對方的年齡、收入、個人物品的價值、婚姻狀況、宗教信仰，還是不談為好。打聽這些是不禮貌和缺乏教養的表現。
在職場中禮儀 篇9
當今社會是一個講“禮”的社會，如果你不講“禮”，將寸步難行，甚至被人唾棄。求人需送禮，聯絡關系需送禮，中國古老的格言是這樣說的，“以禮服人”、“禮多人不怪”，這格言在今天仍有十分實用的效果。
1、禮儀是個人心理安寧、心靈凈化、身心愉悅、個人增強修養的保障。當每個人都抱著與人為善的動機為人處事，以文明市民的準則約束自己時，那么，所有的人都會體驗到心底坦蕩、身心愉悅的心情;
2、禮儀是家庭美滿和睦的根基。家庭是以婚姻和血緣為紐帶的一種社會關系。家庭禮儀可以使夫妻和睦、父慈子孝、家庭幸福;
3、禮儀是人際關系和諧的基礎。社會是不同群體的集合，群體是由眾多個體匯合而成的'，而個體的差異性是絕對的;
4、禮儀是各項事業發展的關鍵。職業是人們在社會上謀生、立足的一種手段。講究禮儀可以幫助人們實現理想、走向成功，可以促進全體員工團結互助、敬業愛崗、誠實守信，可以增強人們的交往和競爭實力，從而推動各項事業的發展;
5、禮儀是社會文明進步的載體。要繼承弘揚祖國優秀的文化傳統，加強社會主義精神文明建設，文明禮儀宣傳教育是其中重要的一項內容。有助于提升個人素質。
6、方便交往應酬。一個舉止大方，著裝得體肯定會比舉止粗俗、衣著不整的人更受人歡迎，也就更方便交往與應酬;
7、有助于維護企業形象。個人形象代表企業形象，活體廣告。企業形象的好與壞實際就是企業員工素質的高與低;
8、禮儀是社會交往的潤滑劑和黏合劑，是熟人之間的奢侈品，會使不同群體之間相互敬重、相互理解、求同存異、和諧相處;
9、禮儀是個人美好形象的標志，是一個人內在素質和外在形象的具體體現;內強素質外塑形象，如果我們時時處處都能以禮待人，那么就會使我們顯得很有修養。古人有這樣的話：窮則獨善其身，達則兼濟天下;
在職場中禮儀 篇10
【信函禮儀】
信函，又稱書信，它是人類最古老又最常用的一種溝通手段。時至今日，在公務交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實用的交流方式之一。
在一般情況下，單位及其職員在正式的公務交往中所使用的信函亦稱公務信函。相對于普通書信，由于公務信函使用于正式場合，在禮儀方面通常有著更為標準而規范的要求。
總體而言，公司職員在使用公務信函時，應注意言辭禮貌、表達清晰、內容完整、格式正確、行文簡潔等五大要點。因為在英文里，禮貌(Courteous)、清晰(Clear)、完整(Complete)、正確(Correct)、簡潔(Concise)等五個單詞皆以字母 C 打頭，故此這五大要點亦稱做公務信函寫作的 五C法則 。
具體來講，使用公務信函時，主要應當在寫作信函、應用信函等方面全面地運用禮儀規范，此外，寫作電子信函也要注意遵守其禮儀規范。
一、寫作信函
寫作公務信函時，一定要對信函的內容與格式斟酌再三。以下五個具體問題，尤須認真對待。
1.抬頭
一般的公務信函均由抬頭、正文、結尾三部分構成。作為一封公務信函的開端，抬頭決非可有可無，而是應當認真推敲。
抬頭的基本內容包括稱謂語與提稱語，二者均應根據具體對象具體對待，力求恰如其分。
一是稱謂語準確。在寫作信函抬頭時，應以稱謂語稱呼收信之人。在稱呼收信者時，下列四點必須注意：
其一，姓名與頭銜必須正確無誤。在任何公務信函中，寫錯收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱呼收信者，有時可以只稱其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無姓無名。
其二，允許以直接致信的有關單位或部門作為抬頭中的稱謂語。在許多時候，以有關單位或部門直接作為收信者在禮儀上是許可的。
其三，可以使用中性名詞稱呼收信者。當不清楚收信者的性別時，以 董事長 、 經理 、 主任 、 首席代表 等毋須辨別性別的中性稱呼去稱呼對方是比較穩妥的。
其四，切忌濫用稱呼。初次致信他人時，千萬不要濫用稱呼。諸如 先生 、 小姐 一類的稱呼，在不清楚收信者性別時就不宜采用。不能圖省事，以 先生/小姐 去稱呼收信者。不要亂用 閣下 、 老板 、 有關人士 這一類專用性稱呼。
二是提稱語到位。在稱謂語之前，有時需要使用提稱語。所謂提稱語，意即提高稱謂語的詞語。在公務信函里使用提稱語，關鍵是要到位。在一般情況下，公務信函里最標準的提稱語是 尊敬的 。平常的公務信函，不使用提稱語亦可。在社交場合所使用的 尊鑒 、 臺鑒 、 鈞鑒 等古典式提稱語以及在涉外場合所使用的 親愛的 、 我的 等西洋式提稱語，在普通的公務信函中一般均不宜使用。
2.正文
在公務信函里，正文是核心內容。寫作正文時，一定要注意主題明確，合乎邏輯，層次清晰，語句通暢，文字正確，言簡意賅。以下幾處要點，在寫作公務信函的正文時尤須注意。
一是注意人稱使用。在公務信函里，寫作者所使用的人稱頗為講究。若為了表示親切、自然，宜采用第一人稱。若意在表示公事公辦、嚴肅正規，則可以采用第三人稱。
二是主要內容前置。一封標準公務信函的內容，應當像一座倒置的金字塔，越是重要的內容越應當置于前面。因此，在正文的開端，即應直言自己認為最應當告訴收信者的信息以及收信者最希望了解的信息。
三是篇幅刪繁就簡。在任何情況下，一封拖沓冗長的公務信函都會使人感到無比乏味，所以在寫作公務信函時，一定要注意控制其篇幅，力求簡明扼要。一般而言，篇幅短、段落短、句子短、詞匯短等 四短 ，是寫作公務信函時所必須恪守的鐵律。
四是一信只議一事。為了確保公務信函發揮功效，并且盡量縮短其篇幅，最好一信只議一事。這樣一來，不但可以突出主題，而且可以限制其篇幅。
五是語言平易近人。盡管公務信函使用的是書面語言，寫作者亦應即盡量使之生動、活潑、親切、自然，既不應令其過于粗俗，也不應使之曲高和寡。
六是信息正確無誤。公務信函所傳遞的信息，應確保正確無誤。為此應做到：避免寫錯字、用錯標點符號;防止濫用成語、典故、外語;過于生僻的詞語或易于產生歧義的舉例，也不宜采用。
七是書面干凈整潔。一般來說，正式的公務信函最好打印，而不是手寫，這樣可確保其書面的干凈整潔。即使需要手寫時，亦應避免隨意涂抹、填補。另外，不要在行、格之外寫字，不要掉字，不要以漢語拼音代替生字。
八是防止泄露機密。普通的公務信函，不應在其字里行間直接或間接地涉及商業秘密。若打算將其郵寄或快遞時，尤須注意此點。
3.結尾
在公務信函里，作為最后一部分的結尾，寫作上的基本要求是全面而具體。大體上說，公務信函的結尾又由下述六個具體部分所構成：
一是祝頌語。它是寫信者對收信者所進行的例行祝福，其內容大都約定俗成，可酌情使用，但不宜空缺。
二是附問語。它是指寫信者附帶問候收信者周圍人士，或代替自己周圍人士問候收信者。附問語可用可不用。
三是補述語。它是正文寫完后，尚需補充的內容，故又稱附言。一般的公務信函，最好不用補述語。如需使用補述語時應注意三點：單字不成行;單行不成頁;字數不宜多。
四是署名。在公務信函里，署名宜為寫信者全名。必要時，亦可同時署上其行政職務與職稱、學銜。若為打印信函，最好由署名者本人在信上親筆簽名。
五是日期。在署名之后，應注明寫信的具體日期。為鄭重其事，所署日期越具體越好。至少要寫明 某年某月某日 ，必要時還應注明 某年某月某日某時 。
六是附件。在一些公務信函的結尾，往往附有其他有關文件。附件通常應置于公務信函之后，但其具體件數、頁數、名稱均應在信中一一注明，以便收信者核對查閱。
4.封文
交封郵寄、快遞的公務信函均應書寫封文。在寫作封文時，不僅應當認真，而且必須遵守其基本規范。對以下五點尤應重視。
一是地址詳盡。寫作封文時，為了保證收信者及時收到信函，或者信函退回時不致丟失，一定要將收信者與寄信者雙方的具體地址仔細寫明。不僅要寫上省、市、區、街道、門牌號碼，而且還應寫上單位、部門。
二是姓名正確。在封文上，收信者與寄信者的姓名均應書寫正確。以單位、部門作為收寄者時，亦應注明其正確的全稱。
三是慎用雅語。正式信函的封文上，往往要使用一些雅語。它們皆有一定之規，不可濫用。它具體包括：其一，郵遞員對收信者的稱呼。它們寫在收信者姓名之后，如 小姐 、 先生 、 老師 等。它并非寫信者對收信者的稱呼，故此不宜使用 大人 、 賢侄 之類。其二，啟封詞。它是敬請收信者拆啟信封的禮貌語，如 啟 、 鈞啟 、 收啟 等，通常寫在收信者姓名與郵遞員對其稱呼之后。其三，緘封詞。它表示寄信者封閉信函時的恭敬之意，如 緘 、 謹緘 等等，緘封詞均應寫在寄信者姓名之后。凡不封口的信函，沒有必要多此一舉。
四是郵編勿缺。正式交付郵寄的公務信函，一定要正確注明收信地址與寄信地址的郵政編碼。缺少郵編或郵編不正確的公務信函，有可能晚到甚至丟失。
五是格式標準。封文寫作，通常都有一定的格式可依。橫式信封有橫式信封的寫法，豎式信封有豎式信封的寫法;國內信函有國內信函的封文格式，國際信函有國際信函的封文格式。寫作公務信函的封文時，必須認真地照此辦理。
5.工具
寫作公務信函，尤其是手寫信函時，必須借助于一些必要的工具。使用這些工具時，應符合基本的禮儀規范。下面，著重介紹一些手寫信函對其所用工具的基本要求。
一是信箋。信箋又叫信紙。公務信函所使用的信箋，應當規格統一，紙質上乘，美觀大方
，統一印制。通常不宜使用外單位信箋寫作公務信函，也不要使用本單位信箋寫作私信。
二是信封。公務信函所使用的信封，可以是市場上出售的標準信封，也可以是本單位統一印制的專用信封。不宜自制信封寄發公務信函，或是利用其他單位用過的信封寄發本單位的公務信函。公務信函信封的大小，宜與其容量相稱。它的紙質、色彩，最好與信箋相匹配。
三是筆具。手寫公務信函時，通常應使用鋼筆或毛筆。如果以鉛筆、圓珠筆來寫，往往會令人感覺不夠正式。
四是墨水。用毛筆寫信，宜用黑色墨汁;用鋼筆寫信，則宜用黑色或藍黑色墨水。純藍色的墨水因其字跡難以持久保存，故不應使用。使用其他彩色墨水，則有嘩眾取寵之嫌，亦不可取。
二、應用信函
在公務交往中，信函應根據實際需要和具體情況來使用。因其具體用途不同，職員所常用的聯絡函、通知函、確認函、感謝函、推薦函、拒絕函等等，在寫作上往往又有一些各自不同的要求。具體應用不同類型的公務信函時，既要遵守其共同要求，又要兼顧其各自獨具的特征。
1.聯絡函
聯絡函，又稱保持接觸函，它是平時用以培養客戶關系、與客戶保持聯絡的一種專用信函。使用聯絡函的目的，不僅意在證明自己的存在，而且也是為了與客戶保持接觸，并借此培養對方對自己的好感，加深對方對自己的印象。一般而言，應當定期向客戶寄發聯絡函。寫作聯絡函，通常有以下五個要點應當注意：
一是尋找適當的去信借口。這樣一來，就不會讓對方覺得不可思議。祝賀節日、生日，寄送簡報，都是不錯的借口。
二是扼要介紹自己的狀況。向對方通報自己及所在單位的發展變化，可以使對方對自己及所在單位加深了解。
三是要表達對對方的關注。在介紹自己的狀況之前，可以先向對方表達自己誠摯的關心。例如，可告知自己對對方成就的了解，或為此祝賀對方等等。
四是相機表示合作的意圖。在聯絡函中，不妨大致上介紹一下自己欲與對方進行進一步交往、合作的意圖。
五是靈活掌握友善的分寸。聯絡函并非直奔主題的業務函，因此其篇幅宜短，語氣宜友善，主題宜放在聯絡之上。
2.通知函
通知函，又稱告知函。它主要用以向外界通報某項事務處理的具體情況，或是某項業務的具體進展。從某種意義上講，通知函往往可以在一定程度上發揮聯絡函的作用。寫作通知函時，應注意下列五個要點：
一是重在介紹客觀情況。通知函的主要作用，是向有關方面通報事態的發展、變化，而并非就此展開討論或進行爭論。
二是注意介紹的連續性。在介紹當前狀況時，通知函要注意與此前函件的呼應，以便使自己的情況介紹有頭有尾，連貫一致。
三是通報己方今后計劃。在介紹客觀事態的同時，亦應告知收信者己方的對策以及已經采取的行動。
四是促進彼此合作。通知函的目的之一，就是要推動收信方與寄信方的合作。
五是表達含蓄委婉。不論是介紹己方舉措，還是敦促對方參與，在表達上都要委婉含蓄。要力戒語氣生硬，強人所難，或者嘮嘮叨叨。
3.確認函
確認函，在此是指專為確認某事而向交往對象所寄送的信函。在公務交往中，確認函是最為常用的信函之一。因為確認函意在對某種事實、某種意向進行確定，所以它在寫作上具有更高的規范性要求。寫作確認函，應對下列五點多加注意：
一是明確應予確認的有關事項。此項內容是確認函關鍵內容所在，故應反復核對，確保不發生任何差錯。
二是逐一列出相應的附加條件。凡對所確認的事項附加各項具體條件的，在確認函里應向收信者予以明確。
三是陳述己方對此的基本立場。在確認函之中，確認方應再次承諾自己遵守約定，絕不隨意對此反復，或是臨場變卦。
四是要求收信方對此予以確認。在一般情況下，確認方均會在確認函中要求對方對此進行確認。具體的方式，可以是另行致函，也可以是在此信上簽署意見。
五是在信函末尾正式署名。正規的確認函，均需有關人員或相關單位的負責人在其末尾親筆簽署自己的姓名。有時，往往需要聯合署名，或由單位法人代表親自署名。必要時，還須加蓋本單位公章。
4.感謝函
在公務交往中，感謝函是指專為感謝某人或某單位而寫作的信函。一般而言，收到禮品、出席宴會、得到關照之后，均應寄出專門的感謝函。一封恰如其分的感謝函，往往可以顯示寫作者的教養。寫作感謝函，通常應注意以下四點：
一是內容簡練。一封感謝函，往往不必長篇宏論，喋喋不休。只要在信中將自己的感謝之意表達清楚了，即使只寫三五句話亦可。
二是面面俱到。很多時候，在感謝函中應當致謝的對象不止一人，那么一定要向所有應予感謝者一一致謝，千萬不要有所遺漏。
三是盡量手寫。為了表示自己的真心實意，感謝函要盡量親自動筆撰寫，而不要打印。在任何時候，一封當事人的親筆信，都會使人產生親切感。
四是盡早寄達。在一般情況下，感謝函實效性很強。它最好是在有關事件發生后24小時之內寄出，并應盡量使之早日寄達。
5.推薦函
推薦函，在此是指專為向其他單位推薦某位人士而使用的信函。在求職應聘時，一封有力度的`推薦函，往往有助于被推薦者脫穎而出。寫作推薦函，主要需要兼顧下述四個方面：
一是介紹自身情況。在推薦函的開始部分，寫作者應簡述一下自己的情況，并對自己與被推薦者之間的關系略加說明。
二是評價被推薦者。這部分是推薦信的主要內容，在此，應當全面而客觀地介紹被推薦者的基本情況，尤其是其能力、閱歷、特長與業績。與此同時，還應對被推薦者做出自己的評價。
三是感謝收信之人。在推薦函中，不應忽略對收信者的問候與感謝。這一部分，絕對不可缺少。
四是附有背景材料。為了便于用人單位及其負責人對被推薦者有進一步的深入了解，在推薦函之后一般還應附有被推薦者的簡歷、證書等個人背景材料。
6.拒絕函
拒絕函，在此是指為拒絕外人或外單位的某項請求而使用的信函。在所有的公務信函里，拒絕函大概算是最難寫作的一種。它的難以把握之處在于，既要正式拒絕對方，又要保證不會因此而損害雙方關系，寫作拒絕函，大致上有下列四點注意事項：
一是當機立斷。使用拒絕函，一般非常講究實效。若無特殊原因，應當當機立斷，盡早拒絕對方。一拖再拖，往往會令對方產生其他想法。
二是具體說明。在拒絕函里，應當對拒絕的具體事項予以明確。不要一概而論、含糊不清、模棱兩可，那樣搞不好就會耽誤事情。
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